Charges récupérables en copropriété : liste et gestion

La gestion des charges locatives en copropriété constitue l’un des piliers de la relation entre un propriétaire-bailleur et son locataire. Une qualification erronée des dépenses ou un manque de rigueur dans le calcul de la régularisation expose le bailleur à des litiges récurrents, à des suspensions d’exigibilité des paiements et à une contestation du solde débiteur. À l’inverse, l’application exacte des règles de droit offre au bailleur une sécurisation optimale de ses revenus locatifs, tout en garantissant au locataire la plus stricte transparence sur ce qu’il consomme réellement.

Comprendre l’articulation financière d’un immeuble collectif exige de distinguer clairement les obligations du copropriétaire vis-à-vis du syndicat de copropriété d’une part, et la part répercutable sur l’occupant du logement d’autre part. Le respect du cadre réglementaire permet d’entretenir des rapports locatifs apaisés et d’éviter les contentieux devant les tribunaux ou les commissions de conciliation.

1. Cadre juridique et fondements des charges de copropriété

Pour piloter efficacement un patrimoine immobilier locatif, il est essentiel d’appréhender l’étanchéité financière qui existe entre les obligations comptables du syndicat des copropriétaires et le contrat de bail.

Clarification terminologique et périmètre des dépenses

Deux notions juridiques fondamentales régissent le fonctionnement des immeubles collectifs :

• Les charges de copropriété : Il s’agit des dépenses globales engagées par le syndicat des copropriétaires pour le fonctionnement, l’entretien, l’administration et la conservation de la structure de l’immeuble. Régies par l’article 10 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, elles sont dues exclusivement au syndic par chaque copropriétaire, qu’il occupe son logement ou qu’il le loue. Un copropriétaire ne peut pas agir individuellement à la place du syndicat pour obtenir réparation de dommages causés aux parties communes (Cour de cassation, 30 janvier 2025).
• Les charges locatives (ou récupérables) : Elles constituent une sous-catégorie strictement encadrée des charges de copropriété. Ce sont les sommes avancées par le propriétaire-bailleur auprès du syndic, mais que la loi l’autorise à se faire rembourser par le locataire, car elles représentent la contrepartie de services rendus, de fournitures liées à l’usage du logement ou d’un entretien courant dont le locataire bénéficie directement.

Cette distinction repose sur trois textes fondamentaux :

• La Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 : Elle fixe le statut de la copropriété et la répartition des tantièmes entre copropriétaires.
• Le Décret n° 87-713 du 26 août 1987 : Pris en application de la législation locative, il dresse la liste exhaustive et limitative des dépenses récupérables auprès de l’occupant.
• La Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : Ses articles 7-1, 23 et 44 encadrent la procédure de régularisation, le droit d’information et la prescription applicable aux rapports locatifs.

Analyse de la répartition selon l’article 10 de la loi de 1965

Avant qu’une dépense ne soit qualifiée de récupérable auprès du locataire, le syndic la répartit entre tous les copropriétaires en fonction de la nature des charges :

1. Les Charges Générales : Elles couvrent la conservation, l’administration et l’entretien des parties communes (honoraires du syndic, assurance de l’immeuble, réfection de toiture, ravalement). Leur répartition s’effectue au prorata de la valeur relative de chaque lot, c’est-à-dire en tantièmes ou millièmes généraux.
2. Les Charges Spéciales : Elles découlent du fonctionnement des services collectifs et des équipements communs (ascenseur, chauffage central, antennes de télévision). Leur critère de répartition repose sur l’utilité objective que ces services présentent pour chaque lot. Par exemple, un appartement situé au rez-de-chaussée ne participe pas aux charges d’ascenseur si celui-ci ne dessert aucun lot lui appartenant en sous-sol (cave ou garage).

Catégorie de charge	Description juridique	Critère de répartition légal	Exemples concrets issus des textes
Charges Générales	Conservation, entretien et administration des parties communes.	Proportionnel à la valeur relative du lot (tantièmes généraux).	Honoraires de gestion du syndic, assurance multirisque de l’immeuble, ravalement.
Charges Spéciales	Services collectifs et fonctionnement des équipements communs.	En fonction de l’utilité objective que le service apporte au lot.	Électricité de l’ascenseur, contrat de maintenance, combustible du chauffage collectif.

2. Typologie et liste exhaustive des charges récupérables (Décret 87-713)

Le Décret n° 87-713 du 26 août 1987 établit un principe d’ordre public : la liste des charges récupérables est strictement limitative. Il est rigoureusement interdit à un propriétaire de réclamer une dépense non figurant dans ce décret, et toute clause du bail prévoyant une extension arbitraire de cette liste est frappée de nullité absolue. La jurisprudence refuse systématiquement toute interprétation par analogie.

Toutefois, en application de l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, des dérogations élargissant la liste des dépenses récupérables peuvent résulter d’accords collectifs locaux conclus entre associations de locataires et bailleurs, dès lors qu’ils concernent l’amélioration de la sécurité ou le développement durable dans la copropriété.

Exploration détaillée par poste de dépense

Ascenseurs et monte-charges

Sont récupérables l’électricité consommée pour le fonctionnement de l’appareil, l’entretien courant et les petites réparations (remplacement des boutons usés, des voyants, des fusibles, graissage des mécanismes) réalisées dans le cadre du contrat de maintenance. S’y ajoutent les interventions pour déblocage des cabines et désincarcération des usagers.

Sont strictement exclus : La rénovation complète de la cabine, le remplacement du moteur ou des câbles, la mise aux normes réglementaires et le contrôle technique quinquennal obligatoire.

Eau, chauffage collectif et installations individuelles

Sont récupérables les consommations d’eau froide et d’eau chaude sanitaire destinées à l’usage des occupants, les combustibles (gaz, fioul, réseau de chaleur urbain), ainsi que l’entretien courant des compteurs individuels ou généraux et le détartrage des chauffe-eaux.

Pour le chauffage collectif, les dépenses s’appuient sur l’individualisation des frais de chauffage (IFC) : une part fixe couvre le contrat d’entretien de la chaufferie, tandis qu’une part variable est calculée à partir des relevés de consommation des répartiteurs.

Dans le cas d’installations individuelles dans le logement, l’entretien annuel de la chaudière à gaz est à la charge du locataire. De plus, le locataire doit s’acquitter lui-même de ses abonnements privatifs d’électricité et de gaz auprès des fournisseurs de son choix. Ces factures ne peuvent en aucun cas repasser par les charges de copropriété.

Sont strictement exclus : Le remplacement de la chaudière collective, le changement des ballons d’eau chaude généraux et le renouvellement des tuyauteries montantes.

Parties communes intérieures, hygiène et espaces extérieurs

Sont récupérables l’électricité d’éclairage des couloirs et halls, la fourniture des produits de nettoyage (sacs poubelles, détergents), les prestations de désinsectisation, de dératisation, le ramonage des conduits de cheminée ou de chaudières, ainsi que l’entretien courant des voies de circulation, des parkings et des espaces verts (tonte de la pelouse, taille des haies, produits d’arrosage). Pour les équipements tels que les digicodes, interphones et portes automatiques, seul l’entretien courant est récupérable.

Le cas spécifique du gardien ou du concierge

La répercussion du salaire et des charges sociales du personnel d’immeuble est encadrée par des règles strictes de proportionnalité :

• Règle des 75 % : Les dépenses (salaire brut et charges patronales) sont récupérables à hauteur de 75 % si le gardien réalise de manière cumulative l’entretien des parties communes et la gestion des rejets (nettoyage, remplacement et sortie/rentrée des conteneurs à poubelles).
• Règle des 40 % : La part récupérable descend à 40 % si le gardien n’effectue qu’une seule de ces deux tâches (uniquement le nettoyage ou uniquement la gestion des conteneurs), ou s’il s’agit d’un concierge logé sur place.
• Sociétés prestataires externes : Lorsque le nettoyage des communs et la gestion des poubelles sont confiés à une entreprise spécialisée extérieure, la facture est répercutable à 100 % sur l’occupant.

Impositions et redevances locatives

La Taxe d’Enlèvement des Ordures Ménagères (TEOM) est répercutable au locataire. Le propriétaire la retrouve sur son avis de taxe foncière.

💡 Point de vigilance comptable : Selon l’article 23 de la loi de 1989 et l’article 1641 du Code général des impôts (CGI), le propriétaire doit impérativement déduire de la TEOM les frais de gestion et de recouvrement prélevés par l’État (qui représentent un pourcentage appliqué au montant de la taxe). Seul le montant net de la TEOM est récupérable.

Poste de charge	Dépenses récupérables admises	Éléments strictement exclus
Ascenseurs	Électricité, entretien courant, petites réparations (boutons, fusibles), visites de contrôle, dépannage.	Remplacement complet de l’appareil, modernisation cabine/moteur, contrôle quinquennal.
Eau et chauffage collectifs	Consommation d’eau, énergie/combustible, entretien courant des chaudières et répartiteurs.	Remplacement de la chaudière collective, réfection des canalisations montantes.
Parties communes & Espaces verts	Éclairage, produits d’entretien, désinsectisation, ramonage, tonte, taille des haies.	Travaux de rénovation des sols, réfection des espaces extérieurs, abattage d’arbres.
Équipements communs	Maintenance de l’interphone, des digicodes, du réseau d’antenne collective et des portes d’accès.	Remplacement matériel à neuf, installation initiale de vidéoprotection.
Personnel d’immeuble (Gardien)	75 % du salaire si Nettoyage + Poubelles. 40 % si une seule tâche. 100 % si entreprise externe.	Tâches administratives du gardien, gros travaux de remise en état.
Taxes locatives	TEOM nette (hors frais de gestion de l’État), redevance d’assainissement, taxe de balayage.	Frais de gestion de l’État sur la TEOM (art. 1641 CGI), taxe foncière principale.

3. Les charges non récupérables : la liste à la charge exclusive du propriétaire

Le législateur applique un principe clair : toutes les dépenses concourant à la valeur patrimoniale, à la structure de l’immeuble, à sa mise en conformité ou à son administration générale incombent en totalité au propriétaire-bailleur.

Analyse des dépenses de structure et d’équipement

• Gros travaux d’infrastructure : La réfection du gros œuvre, la réfection de la toiture, les travaux d’étanchéité des balcons et terrasses, l’isolation thermique par l’extérieur ou la réparation des murs porteurs sont intégralement financés par le bailleur.
• Remplacement des équipements Vétustes : Le remplacement d’une chaudière collective hors d’usage, l’installation d’une nouvelle cabine d’ascenseur ou la réfection de la colonne montante d’électricité ne constituent pas de l’entretien courant et ne peuvent être imputés au locataire.
• Cotisation au Fonds de Travaux ALUR : Obligatoire dans les copropriétés pour anticiper les chantiers futurs (cotisation minimale de 5 % du budget prévisionnel), cette réserve financière est rattachée au lot. Elle reste la propriété exclusive du copropriétaire-bailleur et ne peut faire l’objet d’aucune répercussion locative.

Frais de gestion, d’administration et litiges

• Honoraires du syndic de copropriété : L’ensemble des prestations du syndic (gestion courante, organisation des assemblées générales, honoraires particuliers) demeure à la charge du propriétaire. Sur le plan de la gouvernance, la jurisprudence précise que l’assemblée générale qui donne quitus au syndic empêche le copropriétaire de contester cette décision sur le fond, mais ce dernier conserve le droit de chercher la responsabilité personnelle du syndic s’il démontre avoir subi un préjudice individuel (Cour de cassation, 29 février 2024). De surcroît, si la désignation d’un syndic est annulée par le juge pour irrégularité, le syndic doit restituer l’intégralité des honoraires perçus pendant sa période d’exercice (Cour de cassation, 27 février 2025).
• Assurances de l’immeuble et du propriétaire : Les primes de l’assurance Multirisque Immeuble (MRI) souscrite par la copropriété et de l’assurance Propriétaire Non-Occupant (PNO) souscrite individuellement par le bailleur ne sont pas récupérables.
• Contentieux et relances : Les frais d’avocat, les honoraires de commissaire de justice pour le recouvrement d’impayés de copropriété ou les frais d’envoi des avis d’échéance à l’occupant doivent être assumés par le bailleur.

🚨 Attention aux appels de fonds du syndic : Il est totalement illégal de transférer directement au locataire les appels de fonds trimestriels transmis par le syndic. Ces appels intègrent des sommes non récupérables (honoraires, fonds ALUR, provisions pour travaux). Le propriétaire doit réaliser une ventilation comptable minutieuse une fois l’arrêté des comptes annuel approuvé en assemblée générale.

4. Modalités de paiement : provisions mensuelles vs forfait de charges

Le mode d’acquittement des charges est fixé lors de la rédaction du bail et varie selon la nature de la location.

Le régime de droit commun : provision mensuelle avec régularisation

Applicable de plein droit aux locations nues (baux soumis à la loi du 6 juillet 1989), ce système fonctionne par avances financières :

• Évaluation : Le montant de la provision mensuelle est estimé d’après les décomptes antérieurs et le budget prévisionnel voté en copropriété.
• Appel de fonds : La provision apparaît distinctement sur le bail et sur chaque quittance de loyer.
• Régularisation : Une fois par an au minimum, le propriétaire effectue la régularisation entre le total des provisions versées et les dépenses réelles récupérables constatées lors de l’arrêté des comptes. Si le solde est créditeur, il rembourse le trop-perçu au locataire ; si le solde est débiteur, il émet un appel de régularisation.

Le régime dérogatoire : le forfait de charges

Autorisé dans les baux meublés, les colocations et obligatoirement appliqué au bail mobilité, le forfait facilite la gestion quotidienne :

• Fixité du montant : Le locataire règle une somme forfaitaire convenue dans le bail, couvrant toutes les charges locatives. Ce montant ne peut être révisé qu’annuellement selon l’Indice de Référence des Loyers (IRL) si une clause spécifique a été inscrite au contrat.
• Absence de régularisation : Aucun rajustement ultérieur ne peut être réclamé, même en cas de hausse importante des consommations réelles. Réciproquement, le locataire ne peut solliciter aucun remboursement si ses consommations ont été inférieures au forfait.

Critère d’analyse	Provision sur charges (Location Nue)	Forfait de charges (Meublé / Colocation)
Baux éligibles	Obligatoire en location nue.	Optionnel en meublé/colocation, obligatoire en bail mobilité.
Régularisation annuelle	Obligatoire une fois par an.	Strictement interdite.
Mécanisme financier	Restitution du trop-perçu ou appel du solde débiteur.	Aucun complément ni remboursement possible.
Révision en cours de bail	Ajustement fondé sur la régularisation comptable réelle.	Révision annuelle alignée sur l’IRL si prévue au bail.

5. Procédure légale de régularisation annuelle et droit de contrôle

La régularisation des charges constitue une démarche strictement encadrée par les articles 23 et 44 de la loi du 6 juillet 1989. Elle implique le respect de plusieurs étapes chronologiques.

1.Communication du décompte individuel:Au moins un mois avant la régularisation financière.

Le bailleur doit adresser au locataire un décompte détaillé indiquant la nature de chaque poste de charge (eau, ascenseur, éclairage, TEOM). Dans les immeubles collectifs, le document doit préciser la clé de répartition utilisée (tantièmes ou compteurs). En présence d’un chauffage collectif ou d’eau chaude collective, une note explicative détaillant le calcul et la consommation individuelle relevée doit impérativement être jointe.

2.Mise à disposition des pièces justificatives:Pendant six mois à compter de l’envoi.

À compter de la réception du décompte, le propriétaire tient les factures, contrats d’entretien et relevés de compteurs à la disposition du locataire pendant une durée de six mois, soit à son domicile, soit au cabinet du syndic de copropriété.

3.Transmissions complémentaires:Sur demande expresse du locataire.

Le bailleur est tenu d’envoyer, par voie postale ou par courrier électronique, le récapitulatif annuel des charges affectées au logement si l’occupant en fait la demande.

L’exercice du droit de contrôle collectif

L’article 44 de la loi de 1989 accorde un droit de vérification aux locataires organisés au sein d’une copropriété :

• Désignation de représentants : Toute association regroupant au moins 10 % des locataires de l’immeuble (ou affiliée à une organisation siégeant à la Commission Nationale de Concertation) peut désigner jusqu’à trois représentants parmi les occupants.
• Accès aux comptes de l’immeuble : Ces représentants bénéficient d’un droit de consultation directe de l’ensemble des pièces justificatives de charges de l’immeuble auprès du syndic. Un dialogue semestriel avec le bailleur ou le syndic est prévu.
• Information et présence aux AG : Un panneau d’affichage doit être réservé à l’association dans les parties communes. Leurs représentants peuvent assister aux assemblées générales de copropriétaires avec voix consultative sur les questions relatives à l’entretien et aux travaux du bâtiment.

6. Prescription triennale, régularisations tardives et gestion des litiges

Le traitement des réclamations liées aux charges locatives est soumis à des règles de prescription rigoureuses.

Délais de prescription (Article 7-1 de la Loi de 1989)

Les actions contentieuses relatives au contrat de bail se prescrivent par trois ans :

• Action en recouvrement (Bailleur) : Le propriétaire dispose d’un délai de 3 ans à compter de la date d’exigibilité de la régularisation pour réclamer des arriérés de charges.
• Action en répétition de l’indu (Locataire) : Le locataire dispose de 3 ans pour contester l’imputation d’une dépense et réclamer la restitution des sommes trop-versées.
• Point de départ : Pour l’action en remboursement engagée par le locataire, la Cour de cassation fixe le point de départ du délai triennal au jour où la régularisation effective lui a été communiquée, c’est-à-dire le moment où il a pu prendre connaissance du décompte (Cour de cassation, 3e chambre civile, 9 novembre 2017).

Conséquences des régularisations tardives

Lorsque la régularisation annuelle n’a pas été effectuée avant le terme de l’année civile suivant celle au cours de laquelle elle était exigible (par exemple, une régularisation au titre des charges de 2024 réalisée après le 31 décembre 2025), le locataire est en droit d’exiger de plein droit un échelonnement du paiement sur 12 mois.

Résolution des conflits et règles de procédure

En cas d’impayé ou de contestation du montant des charges :

• Absence de pièces justificatives : Si le bailleur ne met pas les factures à disposition du locataire pendant le délai légal de 6 mois, il ne peut exigera judiciairement le règlement du solde de régularisation.
• Interdiction de suspendre les loyers : Le locataire ne peut pas décider unilatéralement de suspendre le paiement de ses provisions mensuelles sous prétexte d’un retard de régularisation de son bailleur. Il s’exposerait à la résiliation de son bail. Il doit adresser une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception.
• Exigence de précision de la mise en demeure : La mise en demeure adressée pour obtenir le paiement d’un arriéré de charges doit détailler précisément la nature et le montant exact des sommes réclamées (Avis de la Cour de cassation, 12 décembre 2024).

En cas de désaccord persistant, les parties peuvent saisir gratuitement la Commission Départementale de Conciliation (CDC) avant d’engager une action devant le Juge des contentieux de la protection.

7. Tableau de bord synthétique de la gestion des charges en 2026

Une gestion optimale des charges exige de la rigueur et le suivi d’un calendrier précis pour sécuriser la rentabilité de l’investissement locatif.

Conseils pratiques pour le propriétaire-bailleur

• Analyse du relevé de charges : À réception du décompte individuel émis par le syndic après l’assemblée générale, isolez immédiatement les lignes non récupérables (fonds ALUR, honoraires du syndic, travaux de copropriété).
• Régularisation rapide : Réalisez la régularisation locative dans les semaines qui suivent l’approbation des comptes afin d’éviter les régularisations tardives et la mise en place d’échelonnements obligatoires.
• Déduction des frais sur la TEOM : Pensez à déduire les frais de gestion et de recouvrement prélevés par l’État (visibles sur votre avis de taxe foncière) avant de refacturer la TEOM à votre locataire.

Conseils pratiques pour le locataire

• Vérification du décompte : Contrôlez que le décompte annuel fourni correspond à la liste fixée par le Décret n° 87-713.
• Demande d’explications : En cas d’augmentation injustifiée d’un poste de charge (eau, chauffage), sollicitez la consultation des factures auprès de votre bailleur durant le délai de 6 mois.
• Archivage des documents : Conservez tous vos décomptes de charges, avis d’échéance et quittances pendant toute la durée d’occupation et au minimum 3 ans après la remise des clés.

Situation / Événement	Obligation légale	Délai légal associé
Notification du décompte	Envoi du décompte détaillé et de la note d’information chauffage.	At moins 1 mois avant la régularisation financière.
Accès aux justificatifs	Mettre les factures et contrats à disposition de l’occupant.	Durant les 6 mois suivants la notification du décompte.
Régularisation tardive	Droit pour le locataire de demander un paiement lissé.	Si régularisation effectuée après le 31 décembre N+1.
Prescription du recouvrement	Délai pour agir en justice pour impayé ou restitution d’indu.	3 ans à compter de la régularisation effective.

Foire aux questions

Sources et références

• Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis – Légifrance
• Décret n° 87-713 du 26 août 1987 relatif aux charges récupérables – Légifrance
• Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs – Légifrance
• Fiche pratique : Charges locatives en copropriété – Service-Public.fr