Dans la vie d’un immeuble, la relation avec le gestionnaire constitue le pilier de la sérénité financière et administrative des habitants. Pourtant, face à des honoraires en hausse constante, à un manque de réactivité récurrent ou à des dysfonctionnements comptables, changer de syndic de copropriété devient une décision indispensable pour préserver la valeur de son patrimoine. Selon les données des observatoires du secteur de la copropriété, le montant moyen des honoraires de base d’un syndic professionnel s’établit autour de 180 € à 200 € TTC par lot et par an, avec d’importantes disparités selon la taille de la résidence et sa localisation.
Si la loi offre aux copropriétaires un droit strict et gratuit de changer de mandataire, le cadre réglementaire fixé par la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967 impose un formalisme rigoureux. Une simple erreur de procédure, un retard d’envoi ou une mauvaise formulation dans la convocation d’Assemblée Générale (AG) peut entraîner la nullité de la résolution.
Ce guide complet vous détaille étape par étape les règles juridiques en vigueur, les modalités de vote, ainsi que trois modèles de lettres types prêts à l’emploi pour réussir votre transition sans risque.
1. Cadre légal et conditions du changement de syndic
Le syndic de copropriété agit en tant que mandataire légal du syndicat des copropriétaires. Sa présence est obligatoire pour assurer la gestion administrative, la tenue de la comptabilité et l’entretien des parties communes. Lorsque les prestations ne sont plus à la hauteur des attentes ou que les coûts dérapent, les copropriétaires disposent de deux voies juridiques distinctes pour en changer.
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│ VOTRE SYNDIC NE VOUS CONVIENT PLUS ? │
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│ OPTION 1 : FIN DE MANDAT │ │ OPTION 2 : COURS DE MANDAT │
│ (Échéance contractuelle) │ │ (Résiliation anticipée) │
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├─► Motif : Aucun motif requis ├─► Motif : Faute grave exigée
├─► Risque : Aucun risque financier ├─► Risque : Indemnités si litige
└─► Action : Lettre à l'AG annuelle └─► Action : Convocation sous 2 mois
Le changement en fin de mandat : la voie privilégiée
La durée du contrat de syndic est fixée à trois ans maximum (souvent réduite à un ou deux ans). À l’échéance du contrat, celui-ci prend fin de plein droit, sans reconduction automatique.
- Absence de motif : Les copropriétaires n’ont pas à justifier d’une faute ou d’un mécontentement. Le non-renouvellement est un droit libre.
- Sécurité juridique : Aucune indemnité de rupture ne peut être réclamée par le syndic sortant.
- Moment d’action : La décision est soumise au vote lors de l’Assemblée Générale annuelle clôturant l’exercice, programmée avant la date d’expiration du mandat.
La résiliation en cours de mandat : une procédure encadrée
Regie par l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 (modifiée notamment par l’ordonnance du 30 octobre 2019), la résiliation anticipée permet d’interrompre le contrat avant son terme.
- Exigence d’un motif légitime et sérieux : Cette voie requiert d’imputer au syndic des manquements graves et répétés à ses obligations légales ou contractuelles (défaut d’exécution des décisions d’AG, absence de souscription des assurances de l’immeuble, erreurs comptables majeures ou non-recouvrement fautif des impayés).
- Risque financier en cas de litige : Si la faute grave n’est pas reconnue par un juge en cas de contestation, le syndicat des copropriétaires s’expose au versement de dommages et intérêts équivalents aux honoraires restant dus jusqu’à la fin initiale du contrat.
| Critère de comparaison | Changement en fin de mandat | Résiliation en cours de mandat |
| Justification obligatoire | Non (droit libre de non-renouvellement) | Oui (faute de gestion grave ou inexécution) |
| Initiateur de la demande | Tout copropriétaire ou le conseil syndical | Président du conseil syndical (art. 18 loi 1965) |
| Risque d’indemnisation | Aucun | Risque d’indemnités si la faute est contestée |
| Calendrier d’exécution | Calé sur l’AG annuelle ordinaire | Convocation d’une AG spécifique sous 2 mois |
💡 Conseil d’expert : Sauf situation de péril ou faute de gestion particulièrement critique, privilégiez toujours le changement en fin de mandat. C’est la méthode la plus sûre, la moins conflictuelle et la plus économique pour l’immeuble.
2. La procédure étape par étape pour inscrire la question à l’ordre du jour
Pour délibérer valablement sur le choix d’un nouveau gestionnaire, la question doit figurer de manière expresse et détaillée à l’ordre du jour de la convocation de l’Assemblée Générale. Tout vote improvisé en séance sur un point non inscrit serait frappé de nullité juridique.
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│ CALENDRIER DE LA PROCÉDURE D'INSCRIPTION │
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│ J - 90 à J - 60 jours │ J - 21 jours min. │ Jour J │
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│ • Mise en concurrence │ • Limite légale d'envoi de │ • Tenue de l'AG │
│ • Réception des devis │ la demande par LRAR │ • Vote des résolutions │
│ • Préparation de la LRAR │ • Réception par le syndic │ • Rédaction du PV │
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Étape 1 : Obtenir plusieurs propositions et respecter la mise en concurrence
L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 impose au conseil syndical de procéder à une mise en concurrence périodique du syndic.
- Recherche de candidats : Il est recommandé de solliciter au minimum deux à trois cabinets de syndics professionnels ou d’étudier des modèles alternatifs (syndic coopératif, syndic en ligne).
- Contrat-type réglementé : Chaque offre reçue doit impérativement respecter le modèle de contrat-type fixé par le décret du 26 mars 2015.
- Fiche d’information standardisée : Le projet doit inclure la fiche synthétique récapitulant les éléments financiers essentiels (forfait de base, prestations particulières, tarifs horaires).
Étape 2 : Envoyer la demande d’inscription par courrier recommandé
L’article 10 du décret du 17 mars 1967 précise la méthode d’envoi des questions destinées à l’ordre du jour.
- Qui peut faire la demande ? Le conseil syndical (par son président ou un membre) ou n’importe quel copropriétaire agissant à titre individuel. L’accord de la majorité des résidents n’est pas exigé pour soumettre un projet au vote.
- Mode d’envoi obligatoire : La demande doit être notifiée au syndic en exercice par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR) ou par Lettre Recommandée Électronique (LRE) agréée.
Étape 3 : Anticiper les délais légaux de notification
La notification doit être reçue par le syndic en exercice avant l’envoi des convocations aux copropriétaires.
⚠️ Point de vigilance : Le délai minimum d’envoi de la convocation d’AG par le syndic étant de 21 jours francs avant la date de la réunion (article 9 du décret de 1967), votre demande d’inscription doit être expédiée bien en amont. En pratique, adressez votre dossier au moins 2 à 3 mois avant la date habituelle de l’Assemblée Générale. Si le courrier arrive après l’impression ou la diffusion des convocations, le syndic est en droit de refuser l’ajout de la résolution.
3. Modèles de lettres types prêts à l’emploi
Voici trois modèles de courriers à adapter selon la situation de votre copropriété. Envoyez systématiquement ces documents sous pli recommandé avec accusé de réception.
Modèle 1 : Demande d’inscription à l’ordre du jour pour changement en fin de mandat
Ce modèle s’utilise lorsque le contrat du gestionnaire actuel arrive à son terme et que vous souhaitez mettre en concurrence le cabinet sortant.
Expéditeur :
[Nom et Prénom du copropriétaire ou représentant du Conseil Syndical]
[Adresse de la copropriété]
[Téléphone / Adresse e-mail]
Destinataire :
[Nom du Cabinet de Syndic Actuel]
[Adresse du Syndic]
Lieu et Date : Fait à [Ville], le [Date du jour]
Mode d’envoi : Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR)
Objet : Demande d’inscription à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale – Candidature au mandat de syndic (Art. 10 du Décret du 17/03/1967)
Madame, Monsieur,
En ma qualité de [copropriétaire / membre du Conseil Syndical] de la copropriété [Nom de la résidence], située au [Adresse complète de l’immeuble], je vous prie de bien vouloir inscrire à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale la question de la désignation du syndic de copropriété, le mandat actuel arrivant à son échéance.
Conformément aux dispositions de l’article 10 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, vous trouverez ci-joint les documents qu’il convient d’annexer obligatoirement à la convocation adressée à l’ensemble des copropriétaires :
- Le projet de contrat de syndic de la société : [Nom du Cabinet Candidat] ;
- La fiche d’information standardisée mentionnant les tarifs et prestations proposées ;
- Le projet de résolution correspondant.
Je vous rappelle que, conformément au texte susvisé, vous ne pouvez vous opposer à l’inscription de cette question à l’ordre du jour ni en apprécier l’opportunité.
Je vous remercie de bien vouloir m’accuser réception de la présente demande dès sa réception.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
[Signature]
Pièces jointes : Projet de contrat de syndic, Fiche d’information standardisée, Projet de résolution.
Modèle 2 : Lettre de convocation d’AG pour résiliation en cours de mandat pour faute grave
Ce courrier est réservé aux situations où des fautes de gestion caractérisées nécessitent d’interrompre prématurément le contrat de syndic.
Expéditeur :
[Nom et Prénom], agissant en qualité de Président du Conseil Syndical
Résidence [Nom de la copropriété]
[Adresse de la copropriété]
Destinataire :
[Nom du Cabinet de Syndic Actuel]
[Adresse du Syndic]
Lieu et Date : Fait à [Ville], le [Date du jour]
Mode d’envoi : Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR)
Objet : Demande de convocation d’une AG aux fins de résiliation du contrat de syndic pour inexécution grave de ses obligations (Art. 18 VIII de la Loi du 10/07/1965)
Madame, Monsieur,
En ma qualité de Président du Conseil Syndical de la copropriété [Nom de la copropriété], située au [Adresse], et en application du paragraphe VIII de l’article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, je vous demande formellement de convoquer une Assemblée Générale et d’inscrire à son ordre du jour la résiliation anticipée de votre contrat de syndic pour inexécution suffisamment grave de vos obligations.
Les manquements et fautes de gestion caractérisés qui motivent cette demande sont les suivants :
- [Manquement 1 : exemple – Défaut d’exécution réitéré de la résolution n° X votée lors de l’AG du (date)] ;
- [Manquement 2 : exemple – Absence de souscription de l’assurance multirisque immeuble obligatoire] ;
- [Manquement 3 : exemple – Défaut de recouvrement des charges impayées créant un déficit financier grave].
En vertu des dispositions légales applicables, vous êtes tenu de convoquer cette Assemblée Générale dans un délai maximal de deux mois à compter de la réception de ce courrier.
Vous trouverez ci-joint, aux fins d’annexion obligatoire à la convocation :
- Le(s) projet(s) de contrat du/des syndic(s) candidat(s) ainsi que leur fiche d’information standardisée ;
- Le projet de résolution portant sur la résiliation de votre contrat et la désignation du successeur.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
[Signature]
Pièces jointes : Projets de contrats candidats, Fiches d’information standardisées, Projet de résolution, Pièces justificatives des manquements.
Modèle 3 : Demande d’inscription pour passage en syndic coopératif
Ce modèle est adapté aux copropriétés qui souhaitent abandonner la gestion par un cabinet traditionnel pour adopter le modèle coopératif (où le président du conseil syndical devient syndic) soutenu par une plateforme spécialisée.
Expéditeur :
[Nom et Prénom du copropriétaire ou membre du Conseil Syndical]
[Adresse de la copropriété]
Destinataire :
[Nom du Cabinet de Syndic Actuel]
[Adresse du Syndic]
Lieu et Date : Fait à [Ville], le [Date du jour]
Mode d’envoi : Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR)
Objet : Demande d’inscription à l’ordre du jour – Passage en syndic coopératif et souscription du contrat d’assistance
Madame, Monsieur,
Conformément à l’article 10 du décret du 17 mars 1967, je vous prie de bien vouloir inscrire à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale de la copropriété située au [Adresse complète de l’immeuble], les résolutions suivantes :
1. Adoption du mode de gestion en syndicat coopératif et souscription de la solution d’accompagnement [Nom du prestataire]
(Vote à la majorité de l’Article 25, avec passerelle de l’Article 25-1)
L’Assemblée Générale, après en avoir délibéré, décide d’adopter le mode de gestion du syndicat coopératif conformément aux articles 17-1 A et suivants de la loi du 10 juillet 1965. Pour assister le Conseil Syndical dans la gestion administrative, comptable et juridique, l’Assemblée approuve la souscription du contrat d’accompagnement [Nom de la plateforme/prestataire] joint à la convocation, pour un montant annuel de [Montant] € TTC.
2. Désignation des membres du Conseil Syndical
(Vote à la majorité de l’Article 25, avec passerelle de l’Article 25-1)
L’Assemblée Générale désigne en qualité de membres du Conseil Syndical les personnes suivantes :
- [Nom et Prénom du candidat 1]
- [Nom et Prénom du candidat 2]
Vous trouverez ci-joint le contrat d’accompagnement et le texte complet de la résolution à annexer impérativement à la convocation.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
[Signature]
Pièces jointes : Contrat d’accompagnement, Projet de résolution rédigé.
4. Résolutions d’AG et règles de vote : maîtriser l’Article 25 et la passerelle 25-1
Le jour de l’Assemblée Générale, la désignation du nouveau syndic doit respecter des règles de majorité strictes pour éviter tout recours ultérieur.
La majorité requise : la majorité absolue de l’Article 25
Conformément à l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, la nomination du syndic et le non-renouvellement du mandataire sortant se décident à la majorité absolue de l’ensemble des voix du syndicat.
- Décompte : Il faut obtenir plus de 500 millièmes de la totalité des tantièmes de l’immeuble (501/1000es), en comptabilisant l’ensemble des copropriétaires, qu’ils soient présents, représentés par un pouvoir ou absents.
Le mécanisme de rattrapage : la passerelle de l’Article 25-1
Pour éviter qu’un fort taux d’absentéisme ne paralyse la copropriété, le législateur a prévu un dispositif de second vote immédiat.
- Premier scénario : Le projet du candidat obtient au moins un tiers (333/1000es) de la totalité des voix de la copropriété, mais n’atteint pas la majorité absolue de 501 millièmes.
- Application de la passerelle : L’Assemblée Générale peut procéder immédiatement, au cours de la même séance, à un second vote sur la même résolution.
- Second vote à l’Article 24 : Ce second scrutin s’effectue à la majorité simple de l’article 24, c’est-à-dire la majorité des voix exprimées par les seuls copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance (les abstentions ne sont pas prises en compte).
[ SCRUTIN INITIAL : Majorité de l'Article 25 (Absolue : > 500/1000es) ]
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[ OUI >= 501/1000es ] [ OUI < 501/1000es ]
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RÉSOLUTION ADOPTÉE ! [ Le score atteint-il au moins 333/1000es ? ]
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[ OUI : >= 333/1000es ] [ NON : < 333/1000es ]
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SECONDE CHANCE IMMÉDIATE RÉSOLUTION REJETÉE
(Passerelle Article 25-1) (Convocation nouvelle AG)
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[ SCRUTIN 2 : Majorité Article 24 ]
(Majorité simple des votes exprimés)
Modèle de rédaction de la résolution à insérer au procès-verbal
Pour garantir sa validité juridique, la résolution adoptée en séance doit figurer au procès-verbal sous la forme suivante :
Résolution n° [X] : Non-renouvellement du syndic sortant et désignation du nouveau syndic
- Non-renouvellement : L’Assemblée Générale, après avoir pris connaissance des offres soumises à la mise en concurrence, décide de ne pas renouveler le contrat de la société [Nom du Syndic Sortant], arrivant à son terme le [Date d’échéance].
- Désignation du successeur : L’Assemblée Générale désigne en qualité de nouveau syndic de la copropriété la société [Nom du Nouveau Cabinet], [Forme juridique], au capital de [Montant] €, titulaire de la carte professionnelle n° [Numéro de carte] délivrée par la CCI de [Ville], et garantie par [Nom de l’assureur/garant].
- Prise d’effet et durée : Ce mandat est accordé pour une durée de [ex. : 12 mois], prenant effet le [Date de prise de fonction, fixée à J+1], pour se terminer le [Date de fin de contrat].
- Honoraires : L’Assemblée Générale approuve le contrat de syndic annexé à la convocation et fixe le forfait annuel de gestion courante à [Montant TTC] € TTC.
- Pouvoirs : L’Assemblée Générale donne mandat au Président de séance pour signer le contrat au nom du syndicat des copropriétaires.
Cette résolution est adoptée à la majorité de l’Article [25 / 25-1] par [Nombre] millièmes contre [Nombre] millièmes.
5. Passation des archives et de la trésorerie : délais et sanctions (Art. 18-2)
Une fois le nouveau syndic élu, l’ancien gestionnaire n’a plus aucune qualité pour représenter la copropriété. L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 encadre la passation de pouvoir en imposant un calendrier d’exécution strict au syndic sortant.
Jour J (AG) ───► J + 15 jours ──────────────► J + 30 jours (1 mois) ────────► J + 90 jours (3 mois)
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├─ Situation de trésorerie ├─ Archives complètes └─ Solde des fonds apuré
└─ Coordonnées bancaires ├─ Contrats fournisseurs et état des comptes
└─ Fiche synthétique
Calendrier légal en 3 étapes (Article 18-2)
- Sous 15 jours : Le syndic sortant doit remettre au nouveau mandataire la situation de trésorerie actualisée, la totalité de la trésorerie disponible et les références des comptes bancaires séparés de la copropriété.
- Sous 1 mois : L’ancien syndic doit transmettre l’ensemble des archives physiques et numériques de l’immeuble (registres de matricule, règlement de copropriété, plans, contrats des prestataires en cours, dossiers d’assurances et pièces comptables non apurées).
- Sous 3 mois : Le syndic sortant doit verser le solde des fonds restant dus après apurement définitif des comptes et transmettre l’état individuel du compte de chaque copropriétaire.
Gratuité stricte de la passation
La loi interdit au syndic sortant de facturer des frais spécifiques pour la transmission des documents ou la clôture des dossiers. Les frais d’archivage, de reproduction ou d’honoraires d’intervention liés à la sortie du contrat sont illégaux s’ils ne sont pas expressément prévus et réglementés.
Que faire en cas de retard ou de refus de restitution ?
Si le syndic sortant ne respecte pas les délais fixés par la loi :
- Mise en demeure : Le nouveau syndic adresse une mise en demeure formelle par LRAR d’exécuter la transmission sous 8 jours.
- Saisine du président du Tribunal Judiciaire en référé : Si la défaillance persiste, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut assigner l’ancien gestionnaire devant le juge des référés. Le tribunal rendra une ordonnance d’injonction de faire ordonnant la restitution des pièces sous astreinte financière par jour de retard (pénalité pécuniaire imputable directement au syndic défaillant, et non à la copropriété).
Conclusion
Changer de syndic de copropriété est une démarche démocratique et protectrice pour l’ensemble des copropriétaires. En anticipant les échéances contractuelles, en préparant la mise en concurrence et en observant scrupuleusement les exigences de notification et de vote, le conseil syndical garantit une transition fluide et sécurisée.
Pour réussir cette étape :
- Privilégiez le non-renouvellement en fin de mandat pour limiter les risques de contentieux.
- Adressez vos projets de contrat par LRAR plus de deux mois avant l’Assemblée Générale.
- Assurez-vous que l’ensemble des documents d’information soient dûment annexés à la convocation.
Foire aux questions
Est-ce payant de changer de syndic de copropriété ?
Non, changer de syndic est une démarche entièrement gratuite pour la copropriété. Le syndic sortant n’a pas le droit de facturer des frais de clôture de dossier, d’exportation de données ou de transfert d’archives. Seuls les honoraires du nouveau syndic s’appliqueront à compter de sa prise de fonction fixée au contrat.
Un copropriétaire seul peut-il demander le changement de syndic ?
Oui, tout copropriétaire peut individuellement adresser une demande d’inscription d’un nouveau contrat de syndic à l’ordre du jour par lettre recommandée avec accusé de réception. Il n’a pas besoin d’obtenir préalablement l’accord du conseil syndical ou la signature d’autres copropriétaires pour que sa demande soit légalement prise en compte par le gestionnaire.
Que se passe-t-il si aucun syndic n’est élu lors de l’Assemblée Générale ?
Si aucun candidat n’obtient la majorité requise (même après l’application de la passerelle de l’article 25-1), la copropriété se retrouve sans syndic à la fin du mandat en cours. Pour éviter la désignation coûteuse d’un administrateur provisoire par le président du Tribunal Judiciaire, le président du conseil syndical ou un copropriétaire doit convoquer d’urgence une nouvelle Assemblée Générale pour revoter sur des offres de gestion.
Peut-on changer de syndic sans attendre l’Assemblée Générale annuelle ?
Oui, mais uniquement si vous engagez une procédure de résiliation pour faute grave en cours de mandat ou si vous demandez la convocation d’une Assemblée Générale extraordinaire (AGE) aux frais des copropriétaires demandeurs. Dans ce second cas, il convient d’inscrire la nomination du successeur à l’ordre du jour afin d’assurer la continuité de gestion dès la fin fixée au contrat sortant.
Sources et références
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis (Articles 17-1 A, 18, 21, 24, 25 et 25-1) – Légifrance.
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (Articles 9, 10 et 28) – Légifrance.
- Décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 relatif au contrat-type de syndic de copropriété – Légifrance.
- Fiche pratique Service-Public.fr : « Changement de syndic de copropriété : démarches et règles de vote ».
