Comptabilisation des frais de loge et de concierge en copropriété

La loge du concierge constitue un espace stratégique et symbolique au sein d’une copropriété. Sa qualification juridique et la gestion comptable qui en découle conditionnent directement la validité des comptes présentés en Assemblée Générale. Dans la pratique quotidienne du syndic et lors des audits menés par le conseil syndical, une imprécision quant au statut du local ou l’imputation erronée de charges salariales expose le syndicat à un risque majeur de contestation devant le tribunal judiciaire. Pour éviter tout litige, les gestionnaires et copropriétaires doivent maîtriser l’interaction complexe entre le droit de la copropriété, la nomenclature comptable obligatoire et la convention collective nationale.

1. Cadre juridique et statut de la loge de concierge en 2026

Avant toute écriture comptable, il convient de déterminer la qualification exacte du local physique et le régime du personnel d’immeuble rattaché. Une confusion à ce niveau fausse immédiatement la répartition des charges entre les copropriétaires.

Statut juridique du local et régimes du personnel

Au regard de l’état descriptif de division et du règlement de copropriété, le local de la loge peut revêtir plusieurs qualifications juridiques distinctes :

• Partie commune générale : Le local appartient de manière indivise à l’ensemble des copropriétaires. Les frais de maintenance et de gestion du local sont répartis au prorata des tantièmes généraux de copropriété.
• Partie commune spéciale : La loge est réservée à l’usage ou à l’utilité d’un groupe spécifique de copropriétaires (par exemple un bâtiment précis au sein d’un ensemble immobilier complexe). Dans cette hypothèse, le règlement de copropriété doit obligatoirement prévoir une clé de charges spéciales. Seuls les copropriétaires rattachés à cette clé participent aux délibérations et aux dépenses associées.
• Logement de fonction : Il correspond à l’affectation matérielle du local à la résidence du salarié. Il constitue un accessoire du contrat de travail.

En parallèle, la Convention Collective Nationale (CCN) des gardiens, concierges et employés d’immeubles définit deux grandes catégories de salariés :

• Catégorie A (Régime horaire) : Le salarié est soumis à un horaire de travail de droit commun (151,67 heures mensuelles pour un temps plein). L’octroi d’un logement de fonction est facultatif. S’il existe, il doit être formellement stipulé au contrat de travail.
• Catégorie B (Régime dérogatoire en Unités de Valeur – UV) : Ce régime ne fait référence à aucun horaire hebdomadaire ou mensuel. La charge de travail est évaluée en Unités de Valeur (UV). L’article 20 de la CCN rend l’attribution d’un logement de fonction strictement obligatoire pour les salariés relevant de la Catégorie B.

Critère	Catégorie A	Catégorie B
Régime de travail	Droit commun horaire (151,67 h/mois)	Décompte en Unités de Valeur (10 000 à 12 500 UV)
Logement de fonction	Facultatif (accessoire contractuel)	Obligatoire (Article 20 de la CCN)
Préavis de licenciement	1 mois (2 mois après 2 ans d’ancienneté)	3 mois (Article 14 de la CCN)
Préavis de mise à la retraite	1 mois (2 mois après 2 ans d’ancienneté)	6 mois (Article 17 de la CCN)

Pouvoirs de l’Assemblée Générale et délais de libération

L’article 31 du Décret n° 67-223 du 17 mars 1967 confie au syndic le pouvoir d’embaucher, de licencier et de fixer les conditions de travail des employés conformément aux usages. En revanche, l’Assemblée Générale détient la compétence exclusive pour décider de la création, de la suppression ou du changement de catégorie d’un emploi.

La décision de supprimer le poste de concierge ou de vendre (aliéner) la loge constitue une modification des conditions de jouissance des parties communes. Elle requiert la majorité qualifiée de l’article 26 de la loi du 10 juillet 1965 (majorité des membres du syndicat représentant au moins les deux tiers des voix).

En cas de rupture du contrat de travail, le prévis conventionnel s’imprime sur la libération des lieux. Pour un salarié de Catégorie B, le préavis est de 3 mois en cas de licenciement et de 6 mois en cas de départ ou de mise à la retraite par l’employeur. Le local ne peut être récupéré qu’à l’issue de ces délais.

2. Imputation comptable et ventilation des dépenses selon le Décret 2005-240

Le Décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 impose une stricte étanchéité comptable au sein des syndicats de copropriétaires. Les dépenses afférentes au personnel d’un côté et celles consacrées au bâtiment physique de l’autre doivent impérativement être enregistrées dans des classes de comptes séparées.

Séparation stricte des flux comptables

Il est interdit d’amalgamer les salaires et les charges d’entretien de la loge au sein d’une ligne d’imputation globale. La règle fondamentale se décline ainsi :

• Les frais de personnel s’inscrivent exclusivement dans la Classe 64.
• Les dépenses liées au local physique sont réparties entre la Classe 60 (fournitures, fluides) et la Classe 61 (prestations d’entretien, services).

Nomenclature comptable réglementaire

Pour se conformer au plan comptable officiel des copropriétés, le syndic doit ventiler chaque facture ou écriture selon les comptes d’imputation précis :

Classe 64 – Frais de personnel

• Compte 641 (Salaires du personnel) : Salaire brut, primes, gratifications, 13ème mois et indemnités. Justificatifs : bulletins de paie, livre de paie.
• Compte 642 (Charges sociales et fiscales) : Cotisations patronales URSSAF, retraite complémentaire, prévoyance et taxes sur les salaires. Justificatifs : déclarations sociales nominatives (DSN), bordereaux de cotisations.

Classe 61 – Services extérieurs

• Compte 611 (Nettoyage des locaux) : Prestations exécutées par des entreprises de propreté extérieures lors de remplacements ou de besoins ponctuels. Justificatifs : factures de prestataires.
• Compte 612 (Locations immobilières) : Loyers versés si le syndicat loue la loge à un tiers. Justificatifs : bail, avis d’échéance.
• Compte 615 (Entretien et petites réparations) : Travaux de peinture, réparations ou maintenance dans la loge ou le logement de fonction. Justificatifs : devis signés, factures d’artisans.

Classe 60 – Achats de matières et fournitures

• Compte 601 (Eau) : Consommation d’eau du local ou du logement. Justificatifs : factures du fournisseur d’eau.
• Compte 602 (Électricité) : Électricité du bureau d’accueil et des équipements du concierge. Justificatifs : factures d’énergie.
• Compte 603 (Chauffage, énergie et combustible) : Énergie affectée au chauffage du bureau et de l’habitation. Justificatifs : livraisons d’énergie ou relevés de comptage.

Rappel légal : Conformément à l’article 6 du Décret du 14 mars 2005, chaque pièce justificative doit être une originale, datée, identifiant précisément l’immeuble, et conservée pendant un délai minimal de 10 ans.

3. Gestion des fluides et traitement des avantages en nature

La consommation d’énergie au sein de la loge constitue un point de vigilance récurrent. Une gestion inadéquate des compteurs ou de l’évaluation forfaitaire entraîne des redressements sociaux ou des contestations lors des vérifications de comptes.

Comptage des fluides et obligations d’équipement

L’article 20 de la CCN prévoit que le salarié logé doit régler directement ses consommations personnelles de chauffage, d’électricité, de gaz et d’eau chaude. La copropriété doit installer à ses frais des compteurs individuels permettant au préposé de souscrire ses propres abonnements.

Cependant, il arrive que le bureau de la loge et l’appartement de fonction demeurent connectés à un seul et même compteur électrique. En droit français, la rétrocession d’électricité est interdite (Décret du 23 décembre 1994). Si la séparation technique n’est pas encore effective :

1. Le syndicat règle l’intégralité de la facture d’électricité à son fournisseur.
2. La part consommée par le salarié pour sa vie privée est qualifiée juridiquement d’avantage en nature complémentaire.
3. La copropriété doit planifier la pose d’un sous-compteur ou la création de deux comptages distincts par un professionnel certifié.

Évaluation forfaitaire des avantages en nature (Art. 23 CCN)

À défaut de comptage individuel pour le logement de fonction, l’avantage en nature est évalué mensuellement de manière forfaitaire. L’article 23 de la CCN référence cette évaluation en équivalent kWh d’électricité au tarif réglementé (option base 6 kVA) :

• Électricité : 55 kWh / mois (Avantage en nature)
• Gaz : Équivalent de 92 kWh d’électricité / mois (Avantage en nature)
• Chauffage : Équivalent de 120 kWh d’électricité / mois (Avantage en nature)
• Eau chaude : Équivalent de 98 kWh d’électricité / mois (Avantage en nature)
• Eau froide : Gratuité accordée par l’employeur (Article 20 CCN). Elle ne constitue pas un avantage en nature et ne doit jamais apparaître en paie.

Le mécanisme à double entrée sur la fiche de paie

Pour intégrer un avantage en nature sur la fiche de paie en toute conformité, le gestionnaire de paie applique un mécanisme neutre sur le plan de la trésorerie nette, mais indispensable pour le calcul des cotisations :

1. Inclusion au brut : On ajoute la valeur de l’avantage au salaire brut. Cela permet de vérifier la conformité de la rémunération vis-à-vis des minima conventionnels et de soumettre la valeur du service rendu aux cotisations sociales.
2. Déduction au net : On retranche exactement le même montant en bas du bulletin de paie (avant le net à payer). Le salarié ayant déjà bénéficié de la prestation en nature (logement ou fluides fournis), cette déduction évite qu’il ne reçoive en plus l’équivalent monétaire sur son compte bancaire.

4. Modalités de récupération des charges auprès des locataires

Pour les copropriétaires bailleurs, la distinction entre charges récupérables et charges non récupérables s’avère déterminante pour l’établissement du décompte individuel de leurs locataires. Le Décret n° 87-713 du 9 novembre 1987 encadre strictement la fraction du coût du gardien pouvant être répercutée.

Grille de répartition selon les missions exercées

Le montant de la rémunération et des charges sociales récupérables sur le locataire varie selon les missions stipulées au contrat de travail du concierge :

• Taux de 75 % : Applicable lorsque le salarié assure cumulativement l’entretien des parties communes et l’élimination des rejets (sortie des conteneurs à poubelles). Ce pourcentage s’applique même si un tiers remplace ponctuellement le gardien durant ses congés ou ses jours de repos.
• Taux de 40 % : Applicable si le gardien n’effectue qu’une seule de ces deux tâches (uniquement l’entretien ou uniquement les poubelles).
• Taux de 100 % : S’applique pour les employés d’immeuble soumis à la Catégorie A (régime horaire) qui effectuent l’entretien ou la sortie des poubelles.

Postes strictement non récupérables

Certains éléments de la rémunération ne peuvent en aucun cas être transférés au locataire. Ils demeurent à la charge exclusive du copropriétaire bailleur :

Points de vigilance — Postes non récupérables (Art. 2 du Décret 87-713) :

• La valeur des avantages en nature (logement de fonction et fluides) ;
• La part patronale de la mutuelle santé d’entreprise obligatoire ;
• La contribution patronale aux œuvres sociales du CSE ;
• Les indemnités de licenciement et les indemnités de départ à la retraite ;
• La cotisation à la médecine du travail et la participation à l’effort de construction.

Exemple concret de calcul

Imaginons un gardien de Catégorie B accomplissant l’entretien et la sortie des poubelles (taux de 75 %).

• Salaire brut + cotisations patronales du mois : 3 000 €
• Comprend un avantage en nature de 300 €
• Comprend une mutuelle patronale de 50 €

1. Exclusion des éléments non récupérables :$3\,000 – 300 – 50 = 2\,650 \text{ €}$
2. Application du pourcentage de 75 % :$2\,650 \times 75 \% = 1\,987,50 \text{ €}$

Le montant récupérable sur le locataire s’élève à 1 987,50 €. Le solde (1 012,50 €) est une charge propriétaire pure.

5. Traitement de la taxe foncière et fiscalité

Étant une partie commune du syndicat, la loge du concierge est soumise à la taxe foncière sur les propriétés bâties (TFPB). L’avis d’imposition est directement adressé au syndic de copropriété.

Enregistrement comptable de la taxe foncière

La taxe foncière doit être inscrite dans les charges de gestion courante de l’ensemble de l’immeuble :

Avis de Taxe Foncière Loge
└─► Débit du Compte 633 (Impôts et taxes)
    └─► Répartition selon la Clé 01 (Tantièmes généraux)

La taxe foncière de la loge ne possède aucun caractère salarial. Elle ne peut en aucun cas être ventilée en Classe 64.

Précision concernant la TEOM : Bien que la taxe foncière globale soit non récupérable sur les locataires, la part correspondant à la Taxe d’Enlèvement des Ordures Ménagères (TEOM), figurant sur le même avis, fait exception. Conformément à l’Annexe VIII du Décret n° 87-713, la TEOM individualisée est une charge récupérable par le bailleur auprès de son locataire.

6. Inter-syndicalité et gestion des loges partagées

Dans certains ensembles immobiliers, un unique concierge intervient sur plusieurs copropriétés juridiquement autonomes, sans qu’un syndicat principal, une ASL ou une AFUL ne structure l’ensemble.

Convention inter-syndicats et syndic gestionnaire

L’absence de structure juridique supérieure impose la signature d’une convention inter-syndicats votée en Assemblée Générale dans chaque immeuble concerné. Ce document précise :

• Les clés de répartition des coûts de personnel et de maintenance de la loge.
• La désignation d’un syndicat « gestionnaire et mandataire », habilité à établir le contrat de travail, verser les salaires et faire l’avance des trésoreries.

Procédure de refacturation comptable

Pour se conformer à l’article 8 de l’arrêté du 14 mars 2005, la refacturation aux syndicats partenaires s’organise rigoureusement :

1. Enregistrement des charges chez le gestionnaire : Le syndic principal saisit 100 % des factures (Classe 60/61) et de la paie (Classe 64) dans sa comptabilité.
2. Refacturation via compte de tiers : Il émet un appel de charges aux copropriétés partenaires en débitant le Compte 4509xx (Copropriétés partenaires – Dépenses à répartir).
3. Transmission des justificatifs : Le gestionnaire transmet les copies certifiées conformes des factures et bulletins de paie aux autres syndics.
4. Encaissement et apurement : Lors du règlement des quote-parts par les syndicats partenaires, l’écriture suivante est passée chez le gestionnaire :
   • Débit du Compte 512 (Banque)
   • Crédit du Compte 4509xx (Copropriétés partenaires)

Cette écriture solde la créance de tiers sans dénaturer le compte de résultat du syndicat mandataire.

7. Synthèse et check-list de contrôle comptable 2026

Le conseil syndical dispose d’un pouvoir permanent de contrôle de la gestion du syndic en vertu de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

En cas de retard dans la transmission des documents justificatifs (fiches de paie, factures d’énergie, avis d’imposition), le syndic s’expose à des pénalités financières journalières réglementaires déduites directement de ses honoraires de gestion.

Tableau récapitulatif des contrôles clés

Point de contrôle	Action à mener	Référence légale / comptable
1. Individualisation des compteurs	Poser des compteurs d’électricité et de gaz propres au logement et isoler le local professionnel.	CCN Gardiens, Art. 20 ; Décret du 23 déc. 1994
2. Conformité des bulletins de paie	Intégrer l’électricité non séparée (55 kWh) en avantage brut puis la déduire au net. Exclure l’eau froide.	CCN Gardiens, Art. 20 et 23
3. Ventilation des dépenses	Distinguer les salaires (Classe 64) des réparations du local (Classe 60/61). Archiver les pièces 10 ans.	Décret n° 2005-240, Art. 6 et Annexe 2
4. Décompte de récupérabilité	Appliquer le taux de 75 % ou 40 % sur le salaire retraité des avantages et de la mutuelle patronale.	Décret n° 87-713, Art. 2
5. Taxe foncière de la loge	Enregistrer au Compte 633 (clé générale). Isoler la TEOM pour la récupération locative.	Décret 2005-240 ; Décret 87-713
6. Loge partagée	Saisir le sous-compte 4509xx pour la refacturation et solder à la réception du règlement sur le Compte 512.	Arrêté du 14 mars 2005, Art. 8
7. Contrôle annuel	Vérifier la transmission sous un mois des justificatifs au conseil syndical.	Loi du 10 juillet 1965, Art. 21

Foire aux questions

Sources et références

• Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis (Articles 14-1, 21 et 26).
• Décret n° 67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (Article 31).
• Décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires et à leur présentation.
• Décret n° 87-713 du 9 novembre 1987 fixant la liste des charges récupérables (Article 2 et Annexe VIII).
• Convention Collective Nationale (CCN) des gardiens, concierges et employés d’immeubles (IDCC 1043 – Articles 14, 17, 20 et 23).
• Service-Public.fr : Fiches pratiques sur les charges de copropriété et la gestion du personnel d’immeuble.