La tenue d’une AG extraordinaire due à une erreur du syndic soulevè fréquemment de vives tensions financières et juridiques au sein d’un immeuble. La gestion d’une copropriété repose en grande partie sur la régularité des décisions collectives votées en assemblée générale. Pourtant, de nombreuses réunions annuelles échouent ou se voient annulées en raison de manquements dans l’organisation du gestionnaire : vice de convocation, absence de concertation préalable avec le conseil syndical ou omission de pièces justificatives obligatoires.
Lorsque l’assemblée générale ordinaire ne peut délibérer valablement ou que ses décisions risquent l’annulation en justice, l’organisation d’une assemblée générale extraordinaire (AGE) devient indispensable. Cette réunion supplémentaire engendre des coûts significatifs en honoraires et frais administratifs. Qui doit supporter la facture de cette nouvelle séance ? Le syndic a-t-il le droit d’imputer ses propres défaillances sur les charges des copropriétaires ? Ce guide juridique détaillé fait le point sur le cadre légal et jurisprudentiel applicable en 2026.
1. Cadre juridique et obligations légales du syndic lors de l’organisation d’une AG
Pour apprécier si l’organisation d’une assemblée générale extraordinaire découle d’une faute imputable au professionnel, il convient de rappeler le cadre réglementaire qui régit les missions du syndic. Mandataire du syndicat des copropriétaires, le syndic est soumis aux dispositions de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 et du décret n° 67-223 du 17 mars 1967.
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│ OBLIGATIONS LÉGALES DU SYNDIC │
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│ Délais d'envoi │ Notification ≥ 21 jours avant la réunion │
│ Concertation obligatoire │ Élaboration de l'ordre du jour avec le CS │
│ Documents d'information │ Jointure obligatoire des annexes comptables │
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Le respect strict du délai de convocation
Selon l’article 9 du décret du 17 mars 1967, la convocation à l’assemblée générale doit être notifiée à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date de la réunion. Ce délai est calculé de jour à jour, sans compter le jour d’envoi ni le jour de la séance.
En cas de non-respect de ce délai impératif, ou d’omission d’un copropriétaire dans le destinataire des convocations, l’assemblée générale encourt une annulation judiciaire devant le tribunal judiciaire. Un tel manquement formel constitue une faute professionnelle du syndic.
La concertation obligatoire avec le conseil syndical
L’article 26 du décret du 17 mars 1967 dispose explicitement que l’ordre du jour de l’assemblée générale est établi en concertation avec le conseil syndical. Il ne s’agit pas d’une simple courtoisie relationnelle, mais d’une obligation statutaire.
Un syndic qui fixe unilatéralement l’ordre du jour, refuse d’inscrire les questions demandées par le conseil syndical ou ignore sciemment ses observations commet une violation de son mandat. Si cette omission contraint le syndicat à réunit une AGE pour inscrire des résolutions écartées à tort, la responsabilité du syndic est engagée.
L’impartialité et l’obligation d’organisation loyale
Bien que la législation n’impose pas un jour ou un horaire précis pour la tenue des délibérations, la jurisprudence constante rappelle que le syndic doit agir avec loyauté et dans l’intérêt exclusif de la collectivité.
Convoquer une assemblée à une heure manifestement incompatible avec l’exercice d’une activité professionnelle normale (par exemple un mardi à 10 heures du matin), ou durant une période de congés majeurs sans accord préalable du conseil syndical, peut constituer une gestion déloyale si cela a pour effet direct d’empêcher d’atteindre le quorum nécessaire aux votes à majorité qualifiée (articles 25 et 26 de la loi de 1965).
2. Quel est le coût d’une AG extraordinaire et qui doit payer en principe ?
La tenue d’une assemblée générale extraordinaire entraîne une dépense supplémentaire non prévue au budget prévisionnel annuel. Ces coûts se divisent en deux grands postes de facturation distincts.
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│ COÛT D'UNE AG EXTRAORDINAIRE │
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│ Honoraires du syndic │ │ Frais administratifs │
│ (300 € à 900 €) │ │ (Affranchissement, │
│ Préparation, tenue, │ │ recommandés électron. │
│ rédaction du PV │ │ ou papier) │
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La structure des coûts d’une AGE
- Les honoraires spécifiques du syndic : La rédaction de l’ordre du jour, la préparation du dossier, la tenue de la séance et la rédaction du procès-verbal constituent des prestations particulières distinctes du forfait de gestion courante. Le tarif horaire ou forfaitaire est fixé par le contrat de syndic (généralement compris entre 300 € et 900 € selon la taille de la copropriété et la plage horaire).
- Les frais administratifs d’envoi et de reprographie : La notification des convocations et l’envoi ultérieur du procès-verbal doivent s’effectuer par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou par lettre recommandée électronique (LRE). Pour une copropriété comprenant 50 lots, ces débours représentent une somme importante (compter entre 6 € et 10 € par envoi recommandé).
La règle générale de répartition des frais
En situation normale — c’est-à-dire lorsqu’une AGE est motivée par une urgence technique (réparation d’une chaudière en panne, réfection d’une étanchéité défaillante) —, l’assemblée est convoquée dans l’intérêt collectif.
Dans cette hypothèse, les dépenses constituent des charges communes d’administration générale. Elles sont réparties entre l’ensemble des copropriétaires au prorata de leurs tantièmes généraux (millièmes de copropriété).
3. L’imputation des frais d’AGE consécutive à une faute du syndic
Lorsque l’assemblée générale extraordinaire est rendue obligatoire à la suite d’une négligence, d’une erreur de procédure ou d’un manquement contractuel du syndic, le principe de répartition sur les copropriétaires ne s’applique plus.
Le fondement de la responsabilité civile du syndic
La responsabilité du syndic est engagée sur le fondement de la responsabilité civile contractuelle à l’égard du syndicat des copropriétaires (article 1992 du Code civil relatif au mandat) ou sur le fondement de la responsabilité quasi-délictuelle envers les copropriétaires pris individuellement (article 1240 du Code civil).
Pour engager la responsabilité du syndic, trois conditions cumulees doivent être réunies :
- Une faute de gestion ou une négligence : vice de forme dans la convocation, oubli d’une pièce comptable obligatoire en annexe, défaut de concertation avec le conseil syndical.
- Un préjudice financier direct : le surcoût généré par la tenue de la seconde assemblée générale.
- Un lien de causalité direct : démontrant que sans l’erreur du gestionnaire, la seconde assemblée n’aurait pas eu lieu d’être.
Typologie des fautes entraînant la gratuité de l’AGE
Si la reprise de la réunion résulte de l’un des cas suivants, le syndic doit assumer l’intégralité des honoraires et débours administratifs :
- Omission d’un document obligatoire : L’article 11 du décret du 17 mars 1967 dresse la liste des annexes obligatoires devant accompagner la convocation (projet de budget, contrat de syndic, avis du conseil syndical, devis mis en concurrence). L’absence de ces pièces interdit toute délibération valide et impose la tenue d’une nouvelle AG.
- Erreur dans la rédaction des résolutions : Une résolution rédigée de manière ambiguë, incomplète ou contraire aux textes légaux qui rend impossible le vote des copropriétaires.
- Annulation de la précédente AG pour vice de forme : Lorsque le tribunal judiciaire prononce l’annulation d’une décision ou de l’ensemble d’une assemblée en raison d’un manquement commis par le syndic (non-respect des 21 jours, défaut de notification à un copropriétaire).
- Defaut de convocation des membres à la suite d’une saisine régulière : L’omission délibérée ou involontaire d’inscrire à l’ordre du jour une question formulée conformément aux exigences réglementaires.
Dans l’ensemble de ces situations, le syndic est comptable de son erreur. Il ne peut pas prétendre à la facturation d’honoraires pour l’AGE corrective, et doit prendre à sa charge les frais d’affranchissement correspondants.
4. Les assemblées générales extraordinaires à la demande de copropriétaires
Toutes les assemblées extraordinaires ne découlent pas d’une urgence collective ni d’une faute du syndic. La loi fixe des règles précises quant à la prise en charge financière des réunions demandées par un ou plusieurs membres de la copropriété.
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│ AGE SUR DEMANDE PARTICULIÈRE │
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│ Demande individuelle │ │ Demande collective │
│ (Art. 17-1 AA Loi 65) │ │ (Art. 8-1 Décret 67) │
│ À la charge exclusive │ │ À la charge des seuls │
│ du seul demandeur │ │ copropriétaires │
│ │ │ demandeurs │
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La demande individuelle d’un copropriétaire (Article 17-1 AA de la loi de 1965)
Inséré dans le statut de la copropriété, l’article 17-1 AA de la loi du 10 juillet 1965 permet à tout copropriétaire de solliciter la convocation d’une assemblée générale pour faire inscrire à l’ordre du jour des questions ne concernant que ses droits ou obligations exclusifs (par exemple : l’autorisation de réaliser des travaux affectant les parties communes ou l’aménagement d’un lot).
Dans cette configuration légale, la totalité des frais d’organisation (honoraires du syndic et frais d’envoi des convocations et procès-verbaux) est supportée exclusivement par le copropriétaire demandeur. Le syndic lui adresse un devis prévisionnel qui doit être honoré avant la notification des convocations.
La demande collective de plusieurs copropriétaires (Article 8-1 du décret de 1967)
L’article 8-1 du décret du 17 mars 1967 régit le cas où plusieurs copropriétaires se regroupent pour demander la tenue d’une AGE concernant un projet qui leur est propre (par exemple : la création d’un ascenseur desservant un bâtiment spécifique ou la modification de la clef de répartition d’un équipement).
Les requérants doivent obligatoirement préciser dans leur courrier de demande la répartition des frais et honoraires convenue entre eux. A défaut de précision explicite dans la demande transmise au syndic, les honoraires du gestionnaire et les débours administratifs sont partagés à parts égales entre l’ensemble des copropriétaires demandeurs.
5. Procédure étape par étape : contester des frais d’AGE injustifiés
Si votre gestionnaire tente d’imputer sur les comptes du syndicat des honoraires d’AGE consécutifs à sa propre mauvaise gestion, les copropriétaires et le conseil syndical disposent de moyens d’action efficaces pour faire valoir leurs droits.
Étape 1 : Adresser une mise en demeure par LRAR au syndic
Le conseil syndical (représenté par son président) ou un groupe de copropriétaires doit adresser un courrier recommandé avec accusé de réception au cabinet de syndic.
Ce document doit mentionner :
- Les faits précis démontrant le manquement du syndic (ex. non-respect de l’article 26 du décret du 17 mars 1967 ou omission d’une pièce obligatoire visée à l’article 11) ;
- Le préjudice financier causé à la copropriété ;
- L’injonction formelle de ne pas porter au débit du syndicat les honoraires de l’AGE et de prendre en charge les frais d’affranchissement.
Étape 2 : Inscrire une résolution spécifique à l’ordre du jour de la prochaine AG
Afin d’encadrer juridiquement le refus de paiement, le conseil syndical doit demander au syndic d’inscrire à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale ordinaire une résolution visant à :
- Refuser la facturation des frais d’AGE au titre des charges communes ;
- Refuser le quitus au syndic pour la période de gestion concernée.
Note juridique importante sur le quitus : La jurisprudence de la Cour de cassation établit de manière constante que l’octroi du quitus ne couvre que les actes de gestion régulièrement portés à la connaissance des copropriétaires. Le quitus n’interdit pas au syndicat des copropriétaires d’engager la responsabilité du syndic pour une faute ayant causé un préjudice distinct. Cependant, refuser le quitus constitue un signal fort d’opposition.
Étape 3 : Refuser l’approbation de la ligne comptable lors du vote du budget
Lors de l’assemblée générale appelée à approuver les comptes de l’exercice écoulé :
- Vérifiez scrupuleusement l’annexe comptable n° 2 du projet de décompte de charges ;
- Émettez un vote défavorable sur la ligne de dépenses correspondant aux honoraires et frais d’envoi de l’AG extraordinaire lititigieuse ;
- Veillez à ce que la décision de refus soit intégralement consignée dans le procès-verbal de séance.
Étape 4 : Saisir le tribunal judiciaire en cas de passage en force
Si le syndic procède au prélèvement des sommes contestées sur le compte bancaire séparé de la copropriété malgré le vote d’opposition, le syndicat des copropriétaires (ou un copropriétaire opposant ou défaillant) dispose de deux voies de recours :
- La contestation de décision d’AG (Article 42 de la loi du 10 juillet 1965) : Tout copropriétaire opposant ou défaillant peut contester une décision d’assemblée générale devant le tribunal judiciaire dans un délai strict de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal.
- L’action en responsabilité contractuelle : Le président du conseil syndical (s’il dispose d’une délégation votée en AG) ou le nouveau syndic désigné peut assigner l’ancien syndic devant le tribunal judiciaire pour obtenir le remboursement des sommes indûment prélevées et la réparation du préjudice subi.
Étape 5 : Mettre en œuvre la procédure de carence ou la révocation
En cas de blocage persistant ou d’inertie du gestionnaire qui refuse de convoquer les réunions requises :
- L’article 8 du décret du 17 mars 1967 permet au président du conseil syndical, après une mise en demeure restée sans réponse pendant un délai de 8 jours, de convoquer lui-même l’assemblée générale.
- L’assemblée générale a le pouvoir de prononcer la révocation du syndic pour motif légitime et de procéder au choix d’un nouveau professionnel sans attendre le terme initialement prévu de son contrat.
6. Récapitulatif : qui paie les frais d’assemblée générale extraordinaire ?
Le tableau suivant récapitule la répartition des frais selon le motif de convocation de l’AGE et les règles légales applicables :
| Motif de la convocation de l’AGE | Cadre légal et référence | Partie responsable du paiement |
| Erreur, oubli ou vice de procédure du syndic | Art. 1240 du Code civil & Décret du 17 mars 1967 (art. 9 et 26) | Le syndic (déduction sur honoraires ou remboursement) |
| Urgence technique ou décision collective imprévue | Art. 7 du décret du 17 mars 1967 | La copropriété (répartition au prorata des tantièmes) |
| Demande individuelle d’un seul copropriétaire | Art. 17-1 AA de la loi du 10 juillet 1965 | Le copropriétaire demandeur (frais exclusifs) |
| Demande collective ciblée (groupe de copropriétaires) | Art. 8-1 du décret du 17 mars 1967 | Les copropriétaires demandeurs (parts égales ou convenues) |
7. Foire aux questions
Le syndic peut-il fixer librement la date et l’heure de l’assemblée générale ?
Oui, à défaut de précision dans le règlement de copropriété ou de décision d’une précédente AG, le syndic détermine le lieu, la date et l’heure de la réunion. Toutefois, il est tenu d’exécuter son mandat avec loyauté. Fixer des horaires manifestement inaccessibles à la majorité des copropriétaires (comme en pleine matinée un jour ouvré) constitue une faute de gestion si cela provoque un défaut de quorum et rend obligatoire une seconde assemblée.
La concertation avec le conseil syndical pour l’ordre du jour est-elle obligatoire ?
Oui, l’article 26 du décret du 17 mars 1967 impose la concertation entre le syndic et le conseil syndical pour l’élaboration de l’ordre du jour. Le syndic ne peut s’en affranchir.S’il refuse d’inscrire des résolutions transmises dans les temps ou ignore le conseil syndical, la convocation d’une AGE rectificative qui en découle doit rester à la charge financière exclusive du cabinet de syndic.
Que faire si le syndic refuse de convoquer une AGE demandée par les copropriétaires ?
Lorsqu’une demande d’AGE est valablement formulée par le conseil syndical ou par des copropriétaires représentant au moins un quart des voix du syndicat (article 8 du décret de 1967), le syndic doit s’exécuter. En cas de refus ou de silence conservé pendant plus de 8 jours à compter de la réception d’une mise en demeure, le président du conseil syndical est légalement habilité à convoquer l’assemblée générale lui-même.
Un copropriétaire peut-il refuser individuellement d’acquitter la facture d’une AGE erronée ?
Un copropriétaire ne peut pas décider unilatéralement de retenir une partie de ses provisions de charges courantes pour protester contre une facture de syndic. La contestation doit s’exprimer par le vote du syndicat des copropriétaires lors de l’approbation des comptes annuels en assemblée générale. Si l’assemblée approuve la dépense, le copropriétaire opposant ou défaillant doit contester la résolution devant le tribunal judiciaire dans les 2 mois.
Sources et références
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis (notamment l’article 17-1 AA relatif aux demandes individuelles d’AG).
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (notamment les articles 8-1, 9, 11 et 26).
- Code civil : Article 1240 (responsabilité extracontractuelle) et Article 1992 (responsabilité du mandataire).
- Service-Public.fr : Organisation et déroulement d’une assemblée générale de copropriété.
- ANIL (Agence Nationale pour l’Information sur le Logement): Fiches pratiques sur les droits et obligations du syndic de copropriété.
