Facture non parvenue : comptabilité en copropriété
Dans la gestion comptable des copropriétés, certaines opérations de clôture exigent une attention particulière. Parmi elles, la facture non parvenue et la charge constatée d’avance représentent des cas fréquents de confusion, tant pour les syndics professionnels que bénévoles. Ces opérations doivent être rigoureusement distinguées pour assurer une présentation fidèle des comptes annuels. ✍️
Dans cet article, nous vous guidons à travers les principes comptables à appliquer, les écritures à passer, les différences clés entre ces deux notions, et les bonnes pratiques à adopter. Que vous soyez gestionnaire de copropriété ou copropriétaire curieux, voici tout ce qu’il faut savoir pour ne pas faire d’erreur.
Qu’est-ce qu’une facture non parvenue ?
La facture non parvenue (FNP) correspond à une dépense réalisée durant l’exercice N mais dont la facture n’a pas encore été reçue à la clôture. En d’autres termes, le service ou la prestation a bien été livré, mais la pièce comptable (facture) n’est disponible que sur l’exercice suivant (N+1).
Dans une copropriété, cela peut concerner :
- des travaux terminés en décembre, mais facturés en janvier,
- une prestation de nettoyage ou de sécurité mensuelle, dont la facture arrive après la clôture,
- une intervention d’urgence réalisée fin d’année.
Afin de respecter le principe de rattachement des charges à l’exercice concerné, il est impératif de comptabiliser cette dépense sur l’exercice N.
Comment comptabiliser une facture non parvenue ?
Voici les écritures types à passer en comptabilité :
1. À la clôture de l’exercice N :
D6xx / C408x
- D6xx : Compte de charge concerné (ex : 615 pour l’entretien, 606 pour les fournitures)
- C408x : Fournisseurs – factures non parvenues
📌 Cette écriture permet de constater la charge sur l’exercice N, même si la facture n’est pas encore arrivée.
2. À la réception de la facture en N+1 :
D408x / C401x
- Le compte 408 est soldé pour passer la facture réelle dans le compte fournisseur.
3. Au paiement de la facture :
D401x / C512x
💡 Cette opération se fait sur l’exercice N+1 et concerne la trésorerie.
Et la charge constatée d’avance ?
Contrairement à la facture non parvenue, la charge constatée d’avance (CCA) correspond à une dépense déjà payée sur l’exercice N, mais qui concerne une période postérieure, donc l’exercice N+1.
Typiquement, cela inclut :
- un contrat d’assurance payé en décembre pour couvrir la période de janvier à décembre N+1,
- des abonnements annuels ou prestations réglées en avance,
- certains contrats de maintenance facturés en fin d’année.
Ici, le principe de séparation des exercices impose de décaler cette charge sur l’exercice où elle sera réellement consommée.
Comptabilisation d’une charge constatée d’avance
Les écritures à passer sont les suivantes :
1. À la clôture de l’exercice N :
D486x / C401x
- D486x : Charges constatées d’avance
- C401x : Fournisseurs
2. Sur l’exercice N+1 :
D6xx / C486x
👉 Cela permet de constater la charge sur la bonne période.
3. Paiement de la facture :
D401x / C512x
(réalisé selon le flux de trésorerie effectif, souvent déjà effectué)
FNP ou CCA : comment ne pas se tromper ?
Voici une distinction simple mais essentielle à retenir :
| Cas | FNP | CCA |
|---|---|---|
| Facture reçue après la clôture | ✅ | ❌ |
| Charge liée à l’exercice N | ✅ | ❌ |
| Charge payée sur N mais concerne N+1 | ❌ | ✅ |
| Objectif | Rattacher la charge à N | Reporter la charge sur N+1 |
🎯 Une bonne pratique consiste à toujours analyser la date de réalisation de la prestation et la date de réception de la facture. L’enjeu est de rattacher correctement les flux aux bons exercices.
Pourquoi ces écritures sont-elles si importantes en copropriété ?
La comptabilité des copropriétés est régie par la loi ALUR et doit suivre les règles de la comptabilité d’engagement. Chaque dépense doit être rattachée à l’exercice auquel elle se rapporte, afin de garantir la transparence et l’équité entre copropriétaires.
👉 Une mauvaise comptabilisation pourrait :
- fausser les charges appelées,
- créer un déséquilibre dans les comptes,
- entraîner des contestations lors de l’AG d’approbation des comptes.
FAQ
1. Quelle est la différence entre une facture non parvenue et une charge constatée d’avance ?
La FNP concerne une charge non encore facturée mais rattachée à l’exercice clos. La CCA est une charge déjà facturée et payée, mais qui concerne l’exercice suivant.
2. Quel compte utiliser pour une facture non parvenue ?
Il faut utiliser le compte 408x pour constater la charge en attente de facturation.
3. Quel compte comptable pour une charge constatée d’avance ?
La charge constatée d’avance utilise le compte 486x, qui sera soldé lors de l’exercice suivant.
4. Que faire si une facture arrive tardivement après la clôture ?
Il est nécessaire de la comptabiliser rétroactivement en FNP si elle concerne l’exercice précédent.
5. Est-il obligatoire de passer ces écritures en copropriété ?
Oui, les règles comptables en copropriété exigent une comptabilité d’engagement, impliquant ces régularisations pour une image fidèle des comptes.
En conclusion
La facture non parvenue et la charge constatée d’avance sont deux notions fondamentales à maîtriser pour une gestion comptable rigoureuse en copropriété. Elles répondent à des logiques opposées mais complémentaires, et leur application correcte garantit la conformité des comptes aux normes comptables et à la réglementation ALUR.
✅ Anticiper, vérifier et justifier chaque écriture est indispensable pour maintenir la confiance des copropriétaires et faciliter l’approbation des comptes.
