Un outil simple, conforme et prêt à l’emploi pour les syndics bénévoles et professionnels.
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Outils conçus par J. Braconnier
⚡ Exemple de calcul automatique : Pour une copropriété de 1000 tantièmes et des charges totales de 15 000 €, un copropriétaire avec 65 tantièmes verra sa part calculée en un clic : (65/1000) × 15 000 € = 975 €. Le tableau génère automatiquement ce montant pour tous les lots et édite les appels de fonds individualisés.
Fonctionnalités du tableau de répartition des charges
- Calcul automatique des quotes-parts par tantièmes pour charges courantes et travaux.
- Gestion complète du fonds travaux : abondement, utilisation, suivi par lot.
- Génération des appels de provisions (4 par an pour charges courantes, 3 par dossier de travaux).
- Prise en compte des consommations d’eau et provisions associées.
- Régularisation annuelle des charges et édition des avis de charges locatives pour les bailleurs.
- Suivi des avances travaux et possibilité de remboursement.
- Tableau de bord avec répartition par nature de charges (feuille « Vérif »).
4 modèles Excel indispensables pour votre copropriété
Tableur n°1 – Gestion des charges de copropriété (appels et répartition)
Ce tableur est le cœur de la gestion financière. Il repose sur plusieurs feuilles interconnectées :
- Copropriétaires : coordonnées et codes uniques.
- TantLotsFds : tantièmes par clé de répartition, consommations d’eau, suivi du fonds travaux par lot.
- Fds TravLots : enregistrement de tous les mouvements du fonds travaux (abondements, utilisations).
- Vérif : détail de la répartition des charges par nature et par copropriétaire.
- GESTION : feuille de travail permettant de réaliser les appels de provisions (4 par an pour charges courantes, 3 par dossier de travaux), de gérer les budgets, d’enregistrer la TVA récupérable et d’effectuer la régularisation annuelle.
Il intègre également la gestion des consommations d’eau (provisions sur base N-2 puis N-1) et la transformation d’avances travaux en fonds travaux sur décision d’AG.
Tableur n°2 – Comptabilité complète (journal, grand livre, balance)
Ce module de comptabilité respecte le plan comptable des syndicats de copropriétaires. Il comprend :
- Un journal unique pour enregistrer toutes les écritures (charges, produits, banque).
- Un grand livre et une balance générés automatiquement par un clic.
- La gestion des exercices comptables (ouverture, clôture).
- Un plan comptable personnalisable avec codes « CLES » pour distinguer charges générales, travaux, récupérables, etc.
- Le suivi du compte bancaire (512) et l’état de rapprochement.
- Des états détaillés : « Charges par comptes et par CLES », balance, etc.
Idéal pour tenir une comptabilité conforme sans logiciel onéreux.
Tableur n°3 – Annexes comptables obligatoires
Ce module indépendant permet de produire les annexes comptables exigées par la loi Alur :
- État des dettes et créances.
- Compte de résultat simplifié.
- Détail des charges récupérables et non récupérables.
- Situation du fonds travaux et des avances.
Conçu pour être utilisé en fin d’exercice, il se connecte aux données des tableurs n°1 et n°2 (ou peut être rempli manuellement). Il facilite la présentation des comptes en assemblée générale.
Tableur n°4 – Préparation et tenue de l’assemblée générale
Ce tableur gère l’intégralité du processus de vote en AG :
- Création de la feuille de présence à partir de la liste des copropriétaires (feuille « Liste »).
- Enregistrement des présents, représentés et pouvoirs avec vérification des limites (nombre de mandats, voix).
- Génération de feuilles de vote pour chaque résolution, avec calcul automatique des majorités (art. 24, 25, 25-1, 26).
- Prise en compte des votes par correspondance (module VPC) et des votes en visioconférence.
- Édition des matrices de convocation et de procès-verbal pré-remplies.
- Fonction « Trier/Valider » pour identifier les opposants et faciliter la rédaction du PV.
Un outil complet pour des AG sereines et sans contestation.
Récapitulatif des modèles disponibles
| Modèle | Utilisation principale | Fonctionnalités clés |
|---|---|---|
| Tableur n°1 – Gestion des charges | Appels de fonds, répartition, fonds travaux | Calcul par tantièmes, 4 appels/an, suivi fonds travaux, consommations eau, régularisation |
| Tableur n°2 – Comptabilité | Journal, grand livre, balance, plan comptable | Saisie centralisée, états financiers, gestion des exercices, rapprochement bancaire |
| Tableur n°3 – Annexes comptables | Annexes obligatoires loi Alur | État des dettes/créances, compte de résultat, détail charges récupérables |
| Tableur n°4 – Assemblée générale | Feuille de présence, votes, PV | Gestion des présents, pouvoirs, votes par résolution, calcul des majorités, matrices |
Pourquoi utiliser un tableur Excel pour vos charges de copropriété ?
La gestion des charges dans une copropriété peut rapidement devenir complexe. Un tableau de répartition est un outil clé pour suivre et répartir précisément les dépenses. Il permet de respecter la réglementation tout en assurant une répartition juste selon les tantièmes.
- 1️⃣ Un outil économique et efficace : Gratuit et flexible, il s’adapte aux spécificités de votre copropriété sans coût logiciel.
- 2️⃣ Un atout pour les syndics bénévoles : Simple d’utilisation, il répond aux besoins courants sans connaissances comptables avancées.
- 3️⃣ Conformité aux obligations légales : Il intègre les éléments essentiels de la loi Alur (suivi des tantièmes, annexes comptables, fonds travaux…).
Excel ou logiciel spécialisé : que choisir pour votre syndic ?
Si l’Excel est idéal pour débuter ou pour les petites copropriétés, il atteint vite ses limites quand la gestion devient plus complexe (nombreux lots, besoin de collaboration en ligne…). La transition vers un logiciel spécialisé offre une automatisation avancée et une meilleure collaboration. Toutefois, nos modèles Excel restent un excellent point de départ, notamment pour les syndics bénévoles ou professionnels qui souhaitent maîtriser leurs charges sans investissement lourd.
Si vous souhaitez aller plus loin et vous équipez, n’hesitez pas à envisager un passage de l’Excel au logiciel Spécialisé : La révolution pour les syndics bénévoles
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