Convocation AG de copropriété : règles, délais et guide

L’assemblée générale (AG) constitue l’organe délibérant central et souverain de toute copropriété. Pour que les décisions votées — telles que l’approbation des comptes, le vote des travaux, la révision du budget ou le choix du syndic — possèdent une valeur juridique incontestable, la convocation adressée à chaque propriétaire doit suivre un formalisme strict. En 2026, l’accélération de la transition énergétique et la dématérialisation des échanges accentuent la vigilance nécessaire : la moindre omissis ou le non-respect des délais légaux expose l’ensemble des décisions à un risque d’annulation devant les tribunaux. Ce guide décrypte pas à pas les obligations légales, la méthode de calcul des délais francs, les pièces justificatives indispensables et les règles d’encadrement des votes.

L’obligation légale d’organisation de l’assemblée générale annuelle

Conformément à l’article 7 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, le syndicat des copropriétaires doit obligatoirement être réuni en assemblée générale au moins une fois par an. Cette exigence s’applique à l’intégralité des immeubles soumis au statut de la copropriété, sans distinction de taille, qu’il s’agisse d’un petit immeuble de deux lots ou d’un ensemble immobilier de plusieurs centaines de logements.

L’assemblée générale annuelle demeure la seule instance légitimée pour entériner la gestion financière et administrative du syndicat. C’est à cette occasion que les copropriétaires statuent sur l’approbation des comptes de l’exercice clos, votent le budget prévisionnel destiné aux dépenses courantes, planifient les travaux d’entretien ou de rénovation énergétique, et procèdent à la désignation ou au renouvellement du syndic et du conseil syndical.

L’absence de tenue d’une AG annuelle place le syndicat dans une situation de paralysie administrative et financière lourde de conséquences. Sans budget approuvé, le syndic se trouve dans l’incapacité juridique d’appeler les provisions sur charges auprès des copropriétaires, de régler les fournisseurs ou d’engager des prestations essentielles au bâtiment. Une telle carence est également susceptible d’engager directement la responsabilité civile professionnelle du syndic défaillant.

Qui détient la compétence pour convoquer l’assemblée générale ?

Le syndic de copropriété, qu’il exerce sous forme professionnelle ou bénévole, est le convocateur de droit. Il lui incombe de fixer la date, l’heure et le lieu de rassemblement, de rédiger l’ordre du jour — idéalement en concertation avec le conseil syndical — et de procéder à l’expédition des convocations individuelles dans les formes prescrites par la loi.

Afin de pallier toute inaction du mandataire, la législation prévoit des procédures de substitution graduées en cas de carence ou de défaillance du syndic :

• La mise en demeure préalable : Le président du conseil syndical ou un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix du syndicat peuvent adresser au syndic une mise en demeure par lettre recommandée avec demande d’avis de réception (LRAR).
• La convocation directe par le conseil syndical ou les copropriétaires : Si la mise en demeure reste sans effet à l’issue d’un délai de huit jours, le président du conseil syndical peut convoquer directement l’AG. À défaut, cette prérogative appartient aux copropriétaires ayant réuni au moins 25 % des voix du syndicat.
• Le cas spécifique de la vacance de syndic : En application de l’article 17 alinéa 4 de la loi du 10 juillet 1965, en cas de démission, décès ou absence de syndic, tout copropriétaire peut convoquer de sa propre initiative une assemblée générale à l’effet exclusif de désigner un nouveau mandataire.
• La désignation d’un mandataire ad hoc : En dernier recours ou en présence d’un blocage persistant, le président du tribunal judiciaire peut être saisi par voie de référé pour nommer un administrateur provisoire chargé de convoquer la réunion.

Le calcul rigoureux du délai légal de 21 jours francs

L’article 9 du décret du 17 mars 1967 impose un délai minimal de notification de la convocation fixé à 21 jours avant la tenue de la réunion, sauf disposition plus contraignante du règlement de copropriété. Ce calcul répond à la règle stricte du délai franc, conçue pour garantir aux destinataires le temps d’étudier l’ensemble des projets de résolutions et documents annexés.

Le principe du délai franc implique d’exclure totalement du décompte le jour de la première présentation ou remise de la convocation, ainsi que le jour où se tient l’assemblée générale. Il doit y avoir au minimum 21 jours entiers et révolus entre ces deux événements.

Le point de départ du délai varie selon le mode de transmission retenu :

• Lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) : Le délai court à compter du lendemain du jour de la première présentation du pli recommandé au domicile du copropriétaire par le préposé postal. Le fait que le destinataire n’aille pas retirer son courrier au bureau de poste n’a pas d’incidence sur le point de départ.
• Lettre recommandée électronique (LRE) : Le délai prend effet dès le lendemain du jour de l’envoi certifié par le prestataire.
• Remise en main propre contre récépissé : Le délai court dès le lendemain de la signature du récépissé daté par le copropriétaire.

Afin de se prémunir contre les fluctuations de la distribution postale ou d’éventuels retards d’acheminement, il est vivement conseillé d’expédier les courriers au moins 25 à 28 jours avant la date retenue.

Des adaptations exceptionnelles du délai s’imposent dans des configurations spécifiques. En situation d’urgence absolue — telle qu’un péril imminent ou des désordres menaçant la sécurité des occupants de l’immeuble —, le syndic peut procéder à une convocation sans appliquer le délai de 21 jours. De même, lorsqu’une seconde assemblée est convoquée sur la passerelle de l’article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965 suite à une première réunion qui n’a pas permis d’atteindre la majorité requise, le délai d’envoi peut être ramené à huit jours.

Modes de transmission et destinataires obligatoires

Pour garantir la régularité des délibérations, la convocation à l’AG de copropriété doit obligatoirement employer l’un des canaux de transmission homologués par la réglementation :

1. La lettre recommandée avec demande d’avis de réception (LRAR) : Format postal historique apportant la preuve juridique de l’expédition et de la date de présentation.
2. La lettre recommandée électronique (LRE) : Équivalent juridique du recommandé papier, l’envoi dématérialisé requiert obligatoirement l’accord exprès et préalable du copropriétaire. Un simple courrier électronique non certifié ou dépourvu d’horodatage qualifié est entaché de nullité.
3. La remise en main propre contre récépissé ou émargement : Méthode licite qui suppose l’apposition immédiate d’une signature et de la date par le destinataire.
4. L’acte de commissaire de justice : Solution privilégiée lors d’un litige grave ou face à un copropriétaire récalcitrant, garantissant la validité irréprochable de la signification.

Chaque détenteur de droits réels sur un lot de copropriété doit recevoir individuellement une convocation. Des règles particulières d’adressage s’appliquent en présence de structures juridiques ou de démembrements de propriété :

• Indivision : Le document est notifié au mandataire unique désigné par les indivisaires pour les représenter auprès du syndicat.
• Démembrement (usufruit et nue-propriété) : La convocation est transmise au mandataire commun désigné conformément aux stipulations du règlement de copropriété ou à l’article 23 de la loi du 10 juillet 1965.
• Personnes morales et mineurs : La notification s’effectue directement auprès du gérant, du représentant légal ou de l’administrateur de la société.

L’omission d’un seul copropriétaire lors de l’envoi des convocations vicie l’ensemble de la procédure administrative et expose les résolutions votées à un risque d’annulation judiciaire.

Contenu formel et pièces justificatives à joindre à la convocation

La convocation ne se résume pas à un simple avis de réunion. Elle constitue un dossier d’information complet comprenant des mentions formelles et des pièces jointes réglementaires définies à l’article 11 du décret du 17 mars 1967.

Chaque convocation doit obligatoirement mentionner le lieu, la date et l’heure de la séance. L’assemblée doit se tenir dans la commune d’implantation de l’immeuble, sauf disposition spécifique figurant dans le règlement de copropriété. Si la réunion prévoit des modalités de participation à distance (visioconférence ou moyens de télécommunication), les indications techniques permettant de s’y connecter doivent figurer dans le document.

L’ordre du jour doit être libellé de façon claire, explicite et numérotée. Chaque sujet d’examen donne lieu à une résolution rédigée comportant la mention de la règle de majorité applicable (article 24, 25, 26 ou unanimité). Le formulaire de vote par correspondance, conforme au modèle réglementaire fixant les conditions de prise en compte des voix, doit obligatoirement accompagner l’envoi, tout comme la précision des modalités de consultation des pièces justificatives de charges auprès du syndic.

Objet de la résolution soumise au vote	Documents justificatifs obligatoires à joindre sous peine de nullité
Approbation des comptes de l’exercice	État financier du syndicat, compte de gestion général et tableau comparatif avec l’exercice précédent.
Vote du budget prévisionnel	Projet de budget prévisionnel assorti du comparatif des dépenses avec le dernier budget approuvé.
Contrats, devis ou travaux collectifs	Projets de contrats, devis descriptifs ou propositions issues de la mise en concurrence.
Désignation ou renouvellement du syndic	Projet(s) de contrat de syndic accompagnés de la fiche d’information synthétique normalisée.
Souscription d’un prêt bancaire collectif	Conditions générales et particulières du prêt ainsi que le projet d’engagement de caution.
DPE collectif / Plan Pluriannuel de Travaux	Rapport complet du DPE collectif ou conclusions du projet de Plan Pluriannuel de Travaux (PPT).

Organisation des assemblées, visioconférence et règles de vote

Conformément aux évolutions introduites par la loi ELAN et l’ordonnance du 30 octobre 2019, les copropriétés peuvent organiser leurs délibérations au format présentiel, hybride ou intégralement dématérialisé. Les copropriétaires absents aux débats peuvent participer aux décisions au moyen du formulaire de vote par correspondance, qu’ils doivent faire parvenir au syndic au moins trois jours francs avant la date fixée pour la réunion.

La prise de décision en copropriété repose sur un système gradué de quatre règles de majorité, adaptées au niveau d’importance des résolutions soumises au vote :

• La majorité simple (Article 24) : Elle s’apprécie sur la base des seules voix exprimées par les copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. Les voix s’abstenant ou les bulletins blancs sont écartés du décompte. Elle régit la gestion courante, l’approbation des comptes et les travaux d’entretien de base.
• La majorité absolue (Article 25) : Elle requiert le soutien de la majorité des voix de la totalité des copropriétaires composant le syndicat (présents, représentés et absents). Elle concerne la désignation du syndic ou les travaux d’amélioration. La passerelle de l’article 25-1 prévoit que si le projet recueille au moins un tiers des voix globales, un second vote immédiat peut être organisé à la majorité simple de l’article 24.
• La double majorité (Article 26) : Elle exige l’accord de la majorité en nombre de l’ensemble des membres du syndicat, représentant au minimum les deux tiers des tantièmes généraux. Elle s’applique aux modifications de règlement de copropriété ou aux aliénations de parties communes.
• L’unanimité : Elle impose l’accord de 100 % des copropriétaires composant la copropriété. Elle est exigée pour les décisions modifiant la destination de l’immeuble ou la répartition des charges de copropriété.

Pour garantir la représentativité des suffrages, la législation encadre strictement la détention des mandats de représentation. Un même mandataire ne peut détenir plus de trois pouvoirs de vote, à moins que le total des voix qu’il détient directement et par procuration ne dépasse pas 10 % des voix totales du syndicat.

Par ailleurs, il existe des interdictions strictes visant à préserver l’indépendance des débats : le syndic, son conjoint, son partenaire de PACS, ses ascendants, descendants, ainsi que ses préposés ou salariés ne peuvent en aucun cas recevoir de pouvoir de représentation de la part d’un copropriétaire. Enfin, en vertu des mécanismes lissant l’influence d’un copropriétaire majoritaire (Loi ALUR), lorsqu’un propriétaire détient à lui seul plus de la moitié des tantièmes de la copropriété, son nombre de voix est immédiatement ramené à la somme des voix de tous les autres membres réunis.

Vices de procédure et voies de recours en annulation

Le non-respect du formalisme de convocation — qu’il s’agisse d’un dépassement de délai, de l’absence d’une pièce jointe obligatoire ou de l’omission d’un mandataire — constitue une irrégularité ouvrant la voie à une contestation en justice.

La contestation des décisions d’assemblée générale est régie par l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965. Cette disposition réserve la possibilité d’agir en annulation aux seuls copropriétaires dits « opposants » (ayant voté contre la résolution) ou « défaillants » (absents et non représentés). Un copropriétaire ayant émis un vote favorable ne dispose pas de la qualité pour agir en nullité sur cette même résolution.

L’action judiciaire doit être portée devant le tribunal judiciaire compétent dans la circonscription de l’immeuble, sous la représentation obligatoire d’un avocat. L’assignation doit être délivrée dans un délai impératif de deux mois à compter de la notification du procès-verbal de l’assemblée par le syndic. Le mandataire dispose d’un délai d’un mois à compter de la tenue de la séance pour notifier ce procès-verbal aux défaillants et opposants. Si le syndic s’abstient d’effectuer cette notification administrative, le délai de recours contentieux est porté à cinq ans.

Les évolutions jurisprudentielles relatives aux vices de forme appellent une attention particulière. Conformément à la jurisprudence fixée par la Cour de cassation (3e Civ., 14 mars 2019, n° 18-10.379), un copropriétaire présent ou représenté ayant voté en faveur de certaines résolutions ne peut plus réclamer l’annulation intégrale de l’AG pour un vice de convocation tardive. Son droit à agir est limité aux seules résolutions pour lesquelles il s’est expressément porté opposant.

Foire aux questions sur la convocation d’AG

En résumé

La convocation d’une assemblée générale de copropriété réclame une rigueur constante de la part du syndic et une vigilance active du conseil syndical. Le respect des délais francs de 21 jours, la vérification des pièces justificatives obligatoires pour chaque projet de résolution et l’usage de voies d’envoi certifiées constituent les piliers de la sécurité juridique des délibérations. Une préparation minutieuse prémunit la copropriété contre le risque de recours et garantit la bonne exécution des travaux comme de la gestion courante de l’immeuble.