L’assemblée générale ordinaire (AGO) est le rendez-vous annuel crucial pour toute copropriété. À cette occasion, copropriétaires et syndic prennent des décisions importantes pour l’immeuble : approbation des comptes, budget prévisionnel, travaux, changement de syndic… Mais pour que ces décisions soient valides, encore faut-il que la convocation s’accompagne de tous les documents à fournir pour une assemblée générale de copropriété. Entre les pièces obligatoires, celles à joindre seulement si certains points sont à l’ordre du jour, et les documents à mettre à disposition, il est facile de s’y perdre. Ce guide détaillé et mis à jour vous aide à y voir clair.
Bien préparer l’assemblée générale avec les bons documents
Les documents obligatoires à joindre à la convocation
Certains documents doivent impérativement accompagner la convocation, sous peine de nullité partielle ou totale de l’assemblée. Il s’agit d’une exigence légale fixée notamment par la loi du 10 juillet 1965 et son décret d’application du 17 mars 1967.
1. La convocation en elle-même
Elle doit mentionner avec précision :
- la date, l’heure et le lieu de l’assemblée,
- l’ordre du jour complet (chaque point à discuter),
- les modalités de vote (présence, procuration, correspondance),
- les conditions de consultation des pièces jointes ou mises à disposition.
Toute imprécision ou omission dans la convocation peut suffire à invalider l’assemblée ❌.
2. Le formulaire de pouvoir (procuration)
Ce document permet à un copropriétaire absent de se faire représenter. Il doit être conforme au modèle prévu par l’article 9 du décret de 1967, sous peine de rejet.
3. Le formulaire de vote par correspondance
Introduit en 2020, ce formulaire est désormais obligatoire. Il doit être systématiquement joint, même si les copropriétaires n’ont pas exprimé leur intention de voter à distance.
4. Le projet de budget prévisionnel 📊
C’est la pièce maîtresse de toute AGO annuelle. Sans ce document, aucun vote budgétaire ne peut être légalement tenu.
5. Le compte de gestion de l’exercice clos (compte-rendu financier)
Il détaille les charges réellement appelées et dépensées, ventilées par catégorie. Il doit être compréhensible, structuré et joint obligatoirement si l’ordre du jour inclut une approbation des comptes.
Les documents à fournir selon les points inscrits à l’ordre du jour
Tous les documents ne sont pas requis systématiquement. Leur obligation dépend du contenu de l’ordre du jour.
6. Les devis, projets de travaux, études techniques 🛠️
Si des travaux doivent être votés, au moins deux devis comparatifs doivent être joints. À défaut, le syndic doit justifier leur absence. Ces documents permettent une décision éclairée.
7. Les rapports d’expertise ou diagnostics techniques
Exemple : diagnostic amiante, rapport de solidité, audit énergétique… S’ils sont évoqués ou soumis à vote, ils doivent être annexés à la convocation.
8. Les projets de contrats à renouveler ou à voter
Il peut s’agir du contrat de syndic, du contrat d’assurance, de maintenance ou encore de sécurité. Le texte intégral doit être transmis aux copropriétaires pour leur permettre de comparer ou critiquer les propositions.
9. Le projet de modification du règlement de copropriété 📘
Lorsqu’une mise à jour du règlement (modification de la répartition des charges, statut d’un lot, usage des parties communes…) est prévue à l’ordre du jour, le projet modifié doit être joint intégralement.
10. Le rapport du conseil syndical (CS)
Même s’il n’est pas juridiquement obligatoire, ce rapport est un marqueur de bonne gouvernance. Il informe les copropriétaires sur les actions menées durant l’année.
11. Les demandes écrites de copropriétaires
Lorsqu’un copropriétaire sollicite l’inscription d’un point à l’ordre du jour, sa demande écrite, ainsi que toute pièce qu’il souhaite voir jointe, doit figurer dans la convocation.
Les documents à tenir à disposition, sans obligation de les joindre
Le syndic n’est pas tenu d’envoyer ces pièces, mais doit les rendre disponibles en amont de l’AG, soit dans ses locaux, soit en ligne (extranet). Il doit aussi en indiquer les modalités de consultation dans la convocation.
Sont concernés :
- Le registre des procès-verbaux des AG précédentes 📜
- Les contrats en cours (maintenance, syndic, assurance, etc.)
- Le carnet d’entretien de l’immeuble
- Le règlement de copropriété à jour, accompagné de l’état descriptif de division
- Les relevés bancaires du compte séparé, si la copropriété est concernée
La non-mise à disposition de ces documents ne provoque pas en soi la nullité des résolutions, sauf si elle porte atteinte à la capacité des copropriétaires à voter en connaissance de cause.
Ce que dit le droit : délais, modalités d’envoi, risques
Délai légal de convocation
La convocation et tous les documents obligatoires doivent être envoyés au moins 21 jours avant la date de l’assemblée, en jours calendaires. Ce délai est incompressible.
Modalités d’envoi
L’envoi peut se faire :
- par courrier recommandé avec accusé de réception,
- en main propre contre signature,
- ou par voie électronique, mais uniquement si le copropriétaire a donné son accord exprès préalable.
Risques juridiques
L’absence de documents obligatoires peut entraîner la nullité de certaines résolutions. Un copropriétaire peut saisir le tribunal judiciaire dans un délai de 2 mois après notification du procès-verbal pour contester l’AG. En cas de faute manifeste, la responsabilité du syndic peut être engagée.
En pratique : la checklist du syndic
Avant d’envoyer la convocation, tout syndic devrait valider cette grille :
| Document | À joindre ? | Conditions |
|---|---|---|
| Convocation | ✅ | Toujours |
| Formulaire de procuration | ✅ | Toujours |
| Vote par correspondance | ✅ | Toujours |
| Budget prévisionnel | ✅ | AGO annuelle |
| Compte de gestion | ✅ | AGO annuelle |
| Devis de travaux | ⚠️ | Si travaux au programme |
| Contrats à voter | ⚠️ | Si modification ou renouvellement |
| Modif. règlement copropriété | ⚠️ | Si à l’ordre du jour |
| Rapport du CS | 🔶 | Recommandé |
| Pièces à consulter | 🗃️ | À disposition uniquement |
Conclusion : Anticiper pour sécuriser l’assemblée
Transmettre correctement les documents à fournir pour une assemblée générale de copropriété est une condition essentielle de la validité des décisions prises. Ce n’est pas une formalité administrative, mais bien une obligation légale au service de la transparence et de la démocratie en copropriété. Un syndic rigoureux s’assurera donc de bien distinguer ce qui doit être joint systématiquement, ce qui dépend de l’ordre du jour, et ce qui peut simplement être consulté. Car une AGO bien préparée, c’est avant tout une copropriété mieux gouvernée.
FAQ – Documents à fournir pour une AG de copropriété
Quels sont les documents obligatoires à fournir pour une AG ?
La convocation, le formulaire de pouvoir, le formulaire de vote par correspondance, le budget prévisionnel et le compte de gestion doivent être systématiquement joints à l’envoi de la convocation.
Le syndic peut-il envoyer les documents par email ?
Oui, mais seulement si le copropriétaire a donné son accord écrit préalable pour recevoir les convocations par voie électronique.
Que faire si un document obligatoire manque ?
Le copropriétaire peut contester les résolutions concernées devant le tribunal judiciaire dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal.
Le rapport du conseil syndical est-il obligatoire ?
Non, mais il est vivement recommandé, car il permet d’assurer un meilleur contrôle de la gestion du syndic.
Les copropriétaires peuvent-ils consulter les contrats en cours ?
Oui. Même s’ils ne sont pas joints à la convocation, ces documents doivent être mis à disposition sur demande ou via l’extranet de la copropriété.
