Convocation AG de copropriété : règles et délais
L’assemblée générale de copropriété est l’organe de décision majeur au sein d’un immeuble en copropriété. C’est là que se prennent les décisions essentielles : travaux, budgets, changement de syndic, etc. Mais avant de pouvoir siéger et voter, encore faut-il que la convocation à l’assemblée générale des copropriétaires soit envoyée dans les règles. 📬
À partir du 17 janvier 2025, le cadre réglementaire reste exigeant : formalités, délais, destinataires, contenu… La moindre erreur peut entraîner l’annulation de décisions cruciales. Décryptage complet pour ne rien laisser au hasard. 🧐
La convocation à l’assemblée générale des copropriétaires : une obligation légale incontournable
La loi impose la tenue d’une assemblée générale au moins une fois par an dans toutes les copropriétés, qu’elles soient petites ou grandes. Et cette réunion ne peut avoir lieu que si une convocation conforme est adressée à tous les copropriétaires.
C’est une exigence fondamentale. En effet, la jurisprudence rappelle régulièrement que toute décision prise en dehors d’une convocation régulière est juridiquement nulle. Même si aucun copropriétaire ne conteste, la procédure doit être respectée scrupuleusement. ⚖️
Qui peut convoquer l’assemblée générale des copropriétaires ?
Le syndic de copropriété est le principal acteur de la convocation. Il doit organiser l’assemblée ordinaire annuelle, mais aussi des assemblées extraordinaires à la demande :
- du conseil syndical,
- d’un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 1/4 des voix,
- ou à la suite de travaux urgents ou de catastrophes.
💡 Un copropriétaire seul peut aussi exiger une assemblée pour faire valoir ses droits ou obligations spécifiques. Dans tous les cas, la demande doit être motivée et transmise par courrier recommandé avec accusé de réception, accompagnée de tous les justificatifs nécessaires.
À qui et comment envoyer la convocation à l’assemblée générale ?
La convocation à l’assemblée générale des copropriétaires doit être adressée à chaque copropriétaire, y compris ceux en indivision, démembrement de propriété, ou en SCI. Aucun oubli n’est toléré, sous peine d’annulation de l’assemblée. ❌
Depuis le 9 avril 2024, les convocations peuvent être envoyées :
- par courrier recommandé avec AR 📮,
- par lettre recommandée électronique (avec accord préalable),
- ou remises en main propre contre émargement.
Les copropriétaires peuvent toujours exiger une version papier s’ils le souhaitent. Il est donc crucial pour eux de tenir le syndic informé de toute modification de coordonnées (mail ou postales). 📫
Délai légal pour envoyer la convocation : 21 jours minimum
Le délai d’envoi est fixé à 21 jours calendaires avant la date de l’AG, sauf urgence ou clause plus contraignante dans le règlement de copropriété. Ce délai démarre à compter de la première présentation de la convocation ou de la notification électronique certifiée.
🚨 En cas d’urgence – comme une fissure importante, un risque pour la sécurité – le délai peut être raccourci. Mais l’urgence doit être réelle et motivée.
Un seul jour de retard dans l’envoi rend l’AG contestable devant le tribunal judiciaire, à condition que l’action soit intentée dans un délai de deux mois suivant la réception du procès-verbal.
Que doit contenir la convocation à l’assemblée générale des copropriétaires ?
La convocation à l’assemblée générale des copropriétaires ne peut se contenter d’un simple ordre du jour vague. Elle doit comporter :
- la date, l’heure et le lieu de l’AG 🕓,
- un ordre du jour clair, avec des résolutions précises, chacune soumise à un vote séparé 📋,
- les documents justificatifs (budget prévisionnel, état financier, devis, contrats, etc.) 📂,
- les conditions de consultation des pièces justificatives de charges,
- et le formulaire de vote par correspondance.
💡 Tout élément omis ou imprécis (ex : absence de devis ou d’un projet de résolution obligatoire) peut entraîner l’annulation de la décision concernée.
Comment est fixé l’ordre du jour de l’assemblée générale ?
Le syndic établit l’ordre du jour, souvent en collaboration avec le conseil syndical. Les copropriétaires peuvent aussi demander l’ajout de questions, à condition que leur demande arrive avant l’envoi des convocations. Cette demande doit être argumentée, précise et accompagnée des documents nécessaires.
Exemple : pour proposer des travaux d’accessibilité, il faut joindre une description précise des lieux, des devis, et la majorité applicable au vote.
📌 Un sujet non inscrit à l’ordre du jour peut être discuté, mais ne pourra pas être voté. Cela garantit la transparence et l’information préalable des copropriétaires.
Les conséquences d’une convocation irrégulière ou absente
Deux cas sont à distinguer :
- Convocation irrégulière (non-respect du délai, absence de pièces, convocation par une personne non habilitée) : 👉 possibilité d’annuler une ou plusieurs décisions.
- Non-convocation d’un copropriétaire : 👉 l’ensemble de l’assemblée générale peut être annulé.
Dans tous les cas, la procédure nécessite un recours devant le tribunal judiciaire, et l’assistance d’un avocat est obligatoire. Cela souligne à quel point le respect de la réglementation est crucial. ⚖️🧑⚖️
Le budget prévisionnel : pilier de l’assemblée générale
L’un des moments clés de l’AG est le vote du budget prévisionnel, qui permet de financer l’entretien et la conservation de l’immeuble. Ce budget est proposé par le syndic en concertation avec le conseil syndical, et doit être voté avec au moins un an d’avance.
Il est accompagné d’un comparatif avec le budget précédent, et les modalités de versement (généralement trimestrielles) sont décidées à cette occasion.
📆 Exemple : une AG de 2025 votera le budget pour l’exercice 2026. L’appel de fonds reste valable même sans relance du syndic, et tout impayé peut faire l’objet d’un recouvrement judiciaire.
En résumé
La convocation à l’assemblée générale des copropriétaires est bien plus qu’une formalité : c’est un acte juridique structurant qui conditionne la validité de toutes les décisions prises. En respectant scrupuleusement les délais, le contenu, les modalités d’envoi et les droits des copropriétaires, le syndic évite des contentieux longs et coûteux.
🏢 Que l’on soit copropriétaire, membre du conseil syndical ou professionnel de la gestion, maîtriser ces règles est essentiel pour un fonctionnement serein de la copropriété.
