Vous êtes syndic bénévole et devez organiser l’assemblée générale de votre copropriété ? Notre modèle de convocation, conforme à la loi ALUR et aux dernières évolutions législatives, vous fait gagner du temps et sécurise vos démarches. Téléchargez-le gratuitement.
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- Notice explicative avec les mentions obligatoires
- Checklist des documents à joindre selon l’ordre du jour
Aperçu du modèle
CONVOCATION À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
[Date]
Mesdames, Messieurs les copropriétaires de l'immeuble [adresse],
Vous êtes convoqués à l'assemblée générale ordinaire (extraordinaire) qui se tiendra le [date] à [heure] au [lieu].
Ordre du jour :
1. Approbation des comptes de l'exercice clos le [date]
2. Quitus au syndic
3. Vote du budget prévisionnel [année]
...
Les documents suivants sont joints à la présente convocation :
- Formulaire de vote par correspondance
- Formulaire de pouvoir
- Comptes annuels et annexes
- Budget prévisionnel
- ...
Le syndic
[Nom et signature]
📄 Modèle contrat syndic bénévole | 📋 Modèle pré-état daté | 📑 Documents obligatoires AG
Qu’est-ce qu’une convocation d’assemblée générale de copropriété ?
La convocation à l’assemblée générale (AG) est un document obligatoire qui informe les copropriétaires de la tenue de la réunion annuelle (ou extraordinaire). Elle est régie par la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967. Son non-respect (délai, contenu, documents joints) peut entraîner l’annulation des décisions prises.
Depuis la loi du 9 avril 2024, la convocation peut être envoyée par défaut par lettre recommandée électronique (LRE), sauf opposition du copropriétaire qui préfère le format papier.
📋 Mentions obligatoires sur la convocation
✅ Ce que doit contenir la convocation :
⚠️ Attention : L’absence d’une mention obligatoire ou d’un document annexe peut rendre la résolution correspondante annulable.
Étapes pour rédiger une convocation conforme
1️⃣ Rassembler les informations essentielles :
- Date, heure et lieu de l’assemblée
- Ordre du jour précis et détaillé (approbation des comptes, travaux, élection du syndic, etc.).
- Annexes obligatoires (devis, rapports, propositions de résolution).
2️⃣ Respecter les délais légaux :
La convocation doit être envoyée au moins 21 jours avant la réunion par lettre recommandée, ou par voie électronique si les copropriétaires y ont consenti.
3️⃣ Choisir un modèle adapté :
Utilisez un modèle de convocation conforme aux obligations légales.
Cas particuliers : absence de syndic ou de conseil syndical
En l’absence de syndic, l’organisation d’une AG peut devenir un casse-tête. Voici comment agir :
- Les copropriétaires peuvent désigner un syndic bénévole pour coordonner la gestion.
- En cas d’absence de convocation, tout copropriétaire peut saisir le tribunal pour forcer la tenue d’une AG.
- La mise en concurrence des syndics est obligatoire selon la loi Alur.
Réglementation importante liée à la convocation d’AG
- Ordre du jour : Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être débattues.
- Pouvoirs et mandats : Si vous ne pouvez pas assister à l’AG, pensez à déléguer votre vote via un pouvoir écrit.
- Annexes légales : Le syndic doit inclure toutes les annexes prévues (devis, rapports du conseil syndical, projets de résolution).
🚫 Les erreurs à éviter
- Ne pas respecter le délai légal de convocation.
- Omettre des pièces essentielles comme le rapport du conseil syndical ou les devis travaux.
- Imprécision dans l’ordre du jour, rendant les décisions potentiellement contestables.
FAQ – Convocation d’assemblée générale de copropriété
Qui doit rédiger la convocation en cas de syndic bénévole ?
Le syndic bénévole est responsable de la rédaction et de l’envoi de la convocation, exactement comme un syndic professionnel. Il doit respecter les mêmes obligations légales.
Quel est le délai pour envoyer la convocation d’AG ?
Le délai légal est de 21 jours minimum avant la date de l’assemblée. Ce délai court à partir de la première présentation de la lettre recommandée ou de l’envoi électronique.
Quels documents faut-il joindre à la convocation ?
Les documents obligatoires sont : le formulaire de vote par correspondance, le formulaire de pouvoir, l’ordre du jour détaillé, les comptes annuels, le budget prévisionnel, les 5 annexes comptables, les devis pour les travaux, et tout autre document nécessaire à l’information des copropriétaires.
Que faire si un copropriétaire n’a pas reçu sa convocation ?
Le syndic doit être en mesure de prouver l’envoi (accusé de réception, preuve de dépôt). En cas d’absence de preuve, la convocation peut être contestée. Si le copropriétaire n’a pas été convoqué régulièrement, il peut demander l’annulation de l’AG.
Peut-on envoyer la convocation par email ?
Oui, depuis la loi du 9 avril 2024, l’envoi par défaut est la lettre recommandée électronique (LRE). Pour un simple email non sécurisé, il faut l’accord exprès du copropriétaire (vote en AG). En pratique, la LRE est obligatoire pour les envois dématérialisés.
Quelles sont les conséquences d’une convocation non conforme ?
Une convocation irrégulière (délai non respecté, absence de documents obligatoires) peut entraîner l’annulation de l’assemblée ou des résolutions concernées. Les copropriétaires opposants disposent d’un délai de 2 mois pour contester.
Le syndic bénévole peut-il utiliser le même modèle qu’un syndic professionnel ?
Oui, les obligations sont les mêmes. Notre modèle est adapté à tous les syndics, y compris bénévoles.
Où trouver un modèle de convocation gratuit ?
Téléchargez gratuitement notre modèle ci-dessus, au format Word et PDF, prêt à l’emploi.
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Merci de bien vouloir m’envoyer un modèle de convocation s’il vous plaît pour une assemblée générale de copropriété aux fins de nommer un syndic
Madame Thomas
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