AG extraordinaire due à une erreur : qui paie ?
La gestion d’une copropriété repose en grande partie sur le bon fonctionnement des assemblées générales (AG). Pourtant, certaines AG sont mal organisées : convocations à des horaires peu accessibles, absence de concertation avec le conseil syndical, voire convocation sans respect des intérêts des copropriétaires. Ces maladresses peuvent entraîner l’échec de l’AG ordinaire et la nécessité de convoquer une AG extraordinaire… avec à la clé des frais supplémentaires.
Mais qui doit payer ces frais ? Et le syndic est-il responsable ? Cet article fait le point sur les obligations du syndic, les recours possibles pour les copropriétaires, et les bonnes pratiques pour éviter de payer pour les erreurs d’autrui.
Les obligations légales du syndic en matière d’AG
Le cadre juridique
Le syndic est soumis à plusieurs obligations lors de la convocation d’une assemblée générale. Deux textes essentiels encadrent son action :
- L’article 9 du décret du 17 mars 1967, qui impose un délai de convocation d’au moins 21 jours.
- L’article 26 du même décret, qui impose au syndic de fixer l’ordre du jour en concertation avec le conseil syndical.
La concertation avec le conseil syndical : une obligation souvent oubliée
Il ne s’agit pas d’une simple recommandation. Le syndic doit se concerter avec le conseil syndical pour définir les points à inscrire à l’ordre du jour. Ne pas le faire constitue un manquement à ses obligations contractuelles et légales.
L’obligation de favoriser la participation des copropriétaires
Même si la loi ne fixe pas de jour ou d’heure précis, la jurisprudence reconnaît qu’une convocation à un horaire déraisonnable (ex. vendredi matin en période estivale) peut être considérée comme une tentative d’empêcher la participation des copropriétaires.
Quelles conséquences si le quorum n’est pas atteint ?
Lorsque le quorum (nombre minimal de voix présentes ou représentées) n’est pas atteint lors de l’AG ordinaire, une nouvelle AG doit être convoquée : c’est l’AG extraordinaire.
Une AG extraordinaire coûte cher
La convocation, la location de salle, les frais d’envoi, l’intervention du syndic : une AG extraordinaire entraîne des coûts qui peuvent rapidement atteindre plusieurs centaines voire milliers d’euros. Certains syndics facturent ces frais en sus des honoraires annuels prévus dans leur contrat.
Le syndic peut-il facturer une AG extraordinaire causée par sa propre faute ?
Principe : la copropriété paie… sauf si le syndic est responsable
En règle générale, les frais liés à une AG sont supportés par la copropriété. Mais lorsqu’une AG extraordinaire est rendue nécessaire à cause :
- d’une convocation sans concertation avec le conseil syndical,
- d’un horaire inapproprié qui empêche l’atteinte du quorum,
- d’une erreur manifeste dans l’organisation,
alors la responsabilité du syndic peut être engagée, et il peut être tenu de prendre en charge les frais.
Que faire si votre syndic refuse d’assumer ces coûts ?
1. Envoyer une mise en demeure
Adressez une lettre recommandée avec accusé de réception rappelant les textes de loi et les circonstances de l’AG ratée. Exigez la prise en charge des frais liés à l’AG extraordinaire.
2. Informer les copropriétaires
Diffusez un document synthétique à l’ensemble des copropriétaires :
- expliquant les faits,
- rappelant les obligations du syndic,
- les invitant à contester la ligne de dépense concernée dans les comptes.
3. Inscrire une résolution à l’ordre du jour
Demandez à ce que la question suivante soit soumise au vote lors de la prochaine AG :
« Refus de prise en charge par la copropriété des frais liés à l’AG extraordinaire du [date], en raison d’une faute du syndic. »
4. Contester les comptes
Si la ligne est intégrée aux comptes 2024, vous pouvez refuser leur approbation et/ou contester leur validation en justice sous 2 mois après l’AG.
5. Envisager la révocation du syndic
En cas de récidive ou de mauvaise foi manifeste, une révocation du syndic peut être envisagée selon les modalités prévues dans la loi ALUR.
Bonnes pratiques pour les copropriétaires et conseils syndicaux
- Exigez un projet d’ordre du jour avant toute convocation.
- Proposez une plage horaire raisonnable pour les AG (soirées ou week-ends si possible).
- Gardez une trace écrite de toute communication avec le syndic.
FAQ – Syndic et AG extraordinaire
1. Le syndic peut-il fixer seul la date et l’heure de l’AG ?
Oui, mais il doit agir dans l’intérêt de la copropriété. Une date ou un horaire qui empêche la participation des copropriétaires peut être contesté.
2. Peut-on refuser de payer une AG extraordinaire ?
Oui, si elle résulte d’une faute du syndic. Il faut le prouver et contester la dépense en AG ou en justice.
3. La concertation avec le conseil syndical est-elle obligatoire ?
Oui. L’article 26 du décret de 1967 l’impose pour la fixation de l’ordre du jour.
4. Quelle est la différence entre AG ordinaire et extraordinaire ?
L’AG ordinaire est annuelle. Une AG extraordinaire est convoquée ponctuellement pour des motifs urgents ou en cas d’échec de l’AG ordinaire.
5. Peut-on changer de syndic facilement ?
Oui, à condition de respecter les procédures légales. La révocation doit être votée en AG et un nouveau syndic doit être proposé.
📌 En résumé :
| Point | Obligatoire ? | Le syndic a-t-il failli ? |
|---|---|---|
| Respect du délai de convocation | ✅ Oui | ❌ Non |
| Consultation du conseil syndical sur l’ordre du jour | ✅ Oui (obligation légale) | ✅ Oui, faute claire |
| Consultation du CS sur la date | ❌ Non, mais fortement recommandé | ⚠️ Non fautif juridiquement, mais contestable en pratique |
| Obligation de favoriser la participation | ✅ Oui (obligation de gestion loyale) | ✅ Oui, potentiellement fautif |
| Facturation de l’AG extraordinaire due à sa mauvaise gestion | ❌ Non, à la charge du syndic | ✅ Oui, contestable |
Conclusion : ne payez pas pour les erreurs du syndic !
Le syndic est un prestataire de service soumis à des obligations légales et contractuelles. S’il ne les respecte pas, il doit en assumer les conséquences. Une AG extraordinaire imposée par sa mauvaise gestion ne doit pas être payée par les copropriétaires.
En tant que copropriétaire ou membre du conseil syndical, ne restez pas passif : informez-vous, mobilisez les autres copropriétaires, et n’hésitez pas à faire valoir vos droits.
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