Registre des copropriétaires non tenu à jour : risques
Depuis l’entrée en vigueur de la loi ALUR, la gestion du registre des copropriétaires est une obligation légale incontournable pour tout syndic de copropriété. Pourtant, de nombreuses copropriétés découvrent que leur syndic ne tient pas ce registre à jour, voire ne l’a jamais constitué correctement. Ce manquement, souvent sous-estimé, peut avoir des conséquences lourdes sur la gestion de l’immeuble, la convocation aux assemblées générales, ou encore les ventes de lots.
Dans cet article, nous analysons en détail cette faute, son cadre légal, ses impacts, les solutions à mettre en place, et fournissons un modèle de courrier pour rappeler au syndic ses obligations 📬.
Qu’est-ce que le registre des copropriétaires ?
Le registre des copropriétaires est un fichier tenu par le syndic, contenant l’identité complète de chaque copropriétaire, leur quote-part de parties communes, leurs lots, leur adresse, ainsi que les coordonnées des occupants, s’ils sont différents des propriétaires.
Ce registre permet d’assurer une gestion transparente et équitable de la copropriété. Il garantit aussi la bonne convocation aux assemblées générales, car chaque copropriétaire doit être informé par courrier recommandé ou courrier électronique si autorisé.
Lorsqu’un syndic ne met pas à jour ce registre — par négligence, surcharge ou mauvaise organisation — il peut en résulter des erreurs dans les convocations, des votes contestés, ou encore des difficultés en cas de vente d’un lot.
Exemple concret : un syndic négligent, des décisions annulées
Imaginons une copropriété de 35 lots dans le Val-de-Marne. Un nouveau copropriétaire, récemment installé après l’achat de son bien, ne reçoit aucune convocation à l’assemblée générale annuelle. Résultat : il ne participe pas aux votes sur des travaux importants.
À l’issue de l’AG, il découvre que des décisions lourdes de conséquences ont été prises sans qu’il n’en soit informé. En consultant le syndic, celui-ci admet ne pas avoir mis à jour le registre avec les nouveaux propriétaires depuis plusieurs mois. 😠
Le copropriétaire, lésé, décide alors d’intenter un recours pour faire annuler les décisions prises en son absence, arguant qu’il n’a pas été convoqué régulièrement. Ce cas, bien plus courant qu’on ne le pense, illustre les effets domino provoqués par une simple négligence administrative.
Le cadre légal : que dit la loi ?
L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, qui régit la copropriété en France, impose au syndic de tenir à jour le registre des copropriétaires.
Ce registre fait aussi partie des documents que le syndic doit conserver et présenter à toute demande motivée d’un copropriétaire, conformément à l’article 33 du décret du 17 mars 1967. La loi ALUR de 2014 a renforcé cette obligation en intégrant la transmission numérique de ces données et la transparence dans la gestion.
Si le syndic ne respecte pas cette obligation, il commet une faute de gestion, susceptible d’engager sa responsabilité civile contractuelle. Dans certains cas, si la non-mise à jour est volontaire ou cache une dissimulation, la responsabilité pénale pourrait même être évoquée (ex : usage de faux ou falsification).
Quelles conséquences juridiques pour le syndic fautif ?
La non-tenue à jour du registre des copropriétaires peut :
- Entraîner l’annulation de décisions d’AG, si un copropriétaire n’a pas été convoqué correctement ;
- Retarder une vente immobilière, faute d’informations précises à fournir dans le pré-état daté ;
- Obliger le syndic à indemniser un copropriétaire pour préjudice subi (absence d’information, perte de vote, etc.) ;
- Nuire à la transparence financière, notamment dans la répartition des charges.
Dans tous les cas, la copropriété peut révoquer le syndic pour faute, et engager sa responsabilité contractuelle.
Recours possibles pour les copropriétaires
Face à ce type de négligence, plusieurs voies s’offrent aux copropriétaires :
- Demander une mise à jour immédiate lors d’une assemblée générale ou par courrier recommandé ;
- Saisir le conseil syndical, qui peut faire pression sur le syndic ;
- Envoyer une mise en demeure de régulariser la situation dans un délai raisonnable (15 jours par exemple) ;
- Demander la révocation du syndic lors de la prochaine AG ;
- Saisir le tribunal judiciaire, notamment si des préjudices peuvent être prouvés.
Quelle procédure suivre ? Étapes à respecter
Pour que votre démarche soit efficace, voici les étapes à suivre :
- Rassemblez les preuves de la non-tenue du registre (copie de l’acte de vente non pris en compte, absence de convocation, etc.) 📄 ;
- Informez le conseil syndical si vous en avez un, et demandez une médiation avec le syndic ;
- Envoyez une lettre recommandée avec accusé de réception au syndic, rappelant ses obligations et fixant un délai de mise à jour ;
- Attendez le retour du syndic (ou son silence) pour passer à l’étape suivante ;
- Faites inscrire la question à l’ordre du jour de la prochaine AG pour décision collective ;
- En cas de préjudice ou d’inaction persistante, saisissez le tribunal pour responsabilité civile du syndic.
Modèle de lettre de mise en demeure au syndic
[Nom et prénom du copropriétaire]
[Adresse]
[Téléphone / Email]
À l’attention de [Nom du syndic]
[Adresse du cabinet de gestion]
Objet : Mise en demeure de mise à jour du registre des copropriétaires
Madame, Monsieur,
Je me permets de vous rappeler que conformément à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 et au décret du 17 mars 1967, vous avez l’obligation légale de tenir à jour le registre des copropriétaires.
Or, à ce jour, il apparaît que ce registre n’a pas été actualisé, ce qui a entraîné [expliquer la conséquence : non-convocation à une AG, absence de données dans le pré-état daté, etc.].
Je vous mets en demeure de procéder à la régularisation du registre dans un délai de 15 jours à réception de ce courrier. À défaut, je me réserve le droit d’engager toute action utile, notamment judiciaire, afin de faire valoir mes droits.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
[Signature]
En résumé
Le registre des copropriétaires n’est pas un simple document administratif. Il constitue un pilier de la bonne gestion de la copropriété. Son absence de mise à jour par le syndic n’est pas une erreur anodine, mais une faute susceptible d’engager sa responsabilité.
En tant que copropriétaire, vous avez le droit — et parfois le devoir — d’exiger que ce registre soit correctement tenu. Ne laissez pas une négligence impacter vos droits 🛡️. Utilisez les outils à votre disposition, et si nécessaire, faites appel à un avocat spécialisé en droit de la copropriété.
