Registre des copropriétés : obligation et démarches
L’immatriculation des copropriétés est devenue une obligation légale incontournable depuis l’entrée en vigueur de la loi ALUR du 24 mars 2014 et du décret n° 2016‑1167 du 26 août 2016, concrétisée par l’arrêté du 10 octobre 2016. Ce dispositif cible toutes les copropriétés à usage total ou partiel d’habitation et s’applique progressivement selon la taille du parc. Le registre des copropriétés, tenu par l’Agence nationale de l’habitat (ANAH), centralise les informations essentielles pour chaque copropriété, permettant aux acteurs du secteur d’avoir une vision claire et structurée.
Au-delà de la simple conformité légale, le registre d’immatriculation des copropriétés améliore la connaissance du parc immobilier national, détecte les copropriétés en difficulté et offre un socle d’informations fiables pour les pouvoirs publics, notaires et syndics. Il sert également à sécuriser les transactions immobilières et à garantir la transparence vis-à-vis des copropriétaires.
L’objectif principal ? Centraliser des données administratives et financières (lots, état financier, nom du syndic, diagnostics, éventuelles difficultés ou procédures en cours) pour améliorer la connaissance du parc immobilier national, détecter les copropriétés en difficulté et permettre un accompagnement ciblé.
Qu’est-ce que le registre des copropriétés ?
Le registre des copropriétés est un fichier administratif centralisant toutes les données essentielles d’une copropriété. Il contient le nombre et la nature des lots, l’état financier, le nom du syndic, les diagnostics techniques et les éventuelles procédures en cours. L’objectif est de créer une base de données fiable et actualisée qui facilite la gestion, la régulation et le suivi des copropriétés françaises.
Selon les usages, ce registre est aussi appelé registre des copros, registre copropriété, ou encore registre de copropriété gouv. Pour les syndics et conseils syndicaux, il s’agit d’un outil stratégique qui permet d’anticiper les difficultés, de suivre les obligations légales et de préparer les documents nécessaires pour les assemblées générales, ventes ou subventions. La centralisation des données favorise également l’accès rapide aux informations par les pouvoirs publics et les notaires, simplifiant les démarches administratives.
Pourquoi l’immatriculation au registre des copropriétés est-elle obligatoire ?
L’immatriculation copropriété est obligatoire depuis fin 2018. Elle repose sur la loi ALUR, complétée par le décret 2016‑1167 et l’arrêté du 10 octobre 2016. Cette obligation légale vise à fiabiliser le parc immobilier et à améliorer la connaissance globale des copropriétés françaises. Les données collectées incluent l’état financier, les lots, le nom du syndic, les diagnostics techniques et les éventuelles difficultés ou procédures en cours.
L’intérêt pour les pouvoirs publics est multiple :
- Identifier les copropriétés en difficulté pour un accompagnement ciblé.
- Faciliter les politiques urbaines et logement grâce à une base statistique fiable.
- Renforcer la transparence pour les copropriétaires et les investisseurs.
Le registre est accessible via la plateforme officielle www.registre-coproprietes.gouv.fr, garantissant un accès sécurisé et officiel aux informations obligatoires, tout en permettant aux syndics de mettre à jour annuellement les données.
La création du registre national des copropriétés répond à plusieurs problématiques. Avant sa mise en place, il était difficile pour les pouvoirs publics de recenser et d’évaluer l’état du parc immobilier en France 🏚️. Cette situation rendait complexe l’identification des copropriétés fragiles ou en difficulté, un enjeu clé dans les politiques de la ville.
Le registre des copropriétés, introduit par la loi ALUR et concrétisé par son décret d’application en 2016, poursuit deux grands objectifs 🎯 :
1️⃣ Collecter des données précises et à jour sur les copropriétés en France, facilitant ainsi l’élaboration de politiques publiques adaptées.
2️⃣ Fournir un cadre normatif pour mieux encadrer la gestion des copropriétés, notamment celles en difficulté.
Ces données comprennent des informations administratives et financières cruciales. Elles permettent de repérer les copropriétés fragiles ou à risque et d’intervenir avant qu’elles n’atteignent un stade critique.
Qui doit réaliser l’immatriculation au registre des copropriétés ?
C’est au syndic de réaliser l’immatriculation de la copropriété dès sa création sur la plateforme www.registre‑coproprietes.gouv.fr, puis de la mettre à jour chaque année. En cas d’absence ou de défaillance, les copropriétaires peuvent intervenir ou saisir un juge.
L’immatriculation des copropriétés est une responsabilité qui incombe donc exclusivement aux syndics, qu’ils soient professionnels ou bénévoles. Ils doivent enregistrer une copropriété dans le registre national des copropriétés dès sa création et actualiser les informations au moins une fois par an.
Pour les syndics bénévoles, des guides pratiques sont mis à disposition sur le site de l’ANAH pour simplifier cette démarche. En cas de non-respect de cette obligation, des amendes peuvent être appliquées, allant jusqu’à 20 euros par lot et par semaine de retard.
Pour une copropriété existante, l’immatriculation doit intervenir dans le mois suivant la désignation du syndic. Ensuite, elle doit être mise à jour chaque année, au plus tard 2 mois après l’assemblée générale approuvant les comptes. Le notaire peut procéder lui-même à l’immatriculation lors de la VEFA ou en cas d’absence de syndic ou de carence manifeste du syndic initial.
Les copropriétaires peuvent toutefois prendre les devants en mettant leur syndic en demeure d’immatriculer leur copropriété si ce dernier tarde à s’en charger.
Les syndics de copropriété ont des obligations légales strictes concernant le registre des copropriétés. En vertu de la Loi Alur et de la Loi Elan, ils doivent :
- Tenir à jour le registre : Les syndics doivent mettre à jour le registre régulièrement, en y intégrant toutes les modifications relatives aux copropriétaires, aux charges, et aux décisions des assemblées générales.
- Garantir l’accès aux documents : Les copropriétaires ont le droit d’accéder à ce registre. Un syndic doit donc veiller à ce que les documents soient disponibles et facilement consultables, tout en respectant la confidentialité des informations sensibles.
- Assurer la conformité des décisions : Le syndic doit veiller à ce que toutes les décisions prises lors des assemblées générales soient bien consignées dans le registre et conformes à la législation en vigueur.
Étapes concrètes de la procédure d’immatriculation
La démarche s’effectue en ligne sur le portail sécurisé :
- Création d’un compte télédéclarant et activation via e‑mail et courrier postal.
- Remplissage d’un formulaire unique portant sur :
- l’identité de la copropriété (adresse, date de création, nombre et nature des lots, références cadastrales) ;
- les données financières (charges courantes, prévisionnel, impayés, fonds de travaux, présence de personnel) ;
- les caractéristiques techniques du bâti (diagnostics DPE, nombre d’ascenseurs, chauffage, période de construction) ;
- l’existence de procédures administratives ou judiciaires (mandataire ad hoc, administrateur provisoire, arrêtés, carence).
- Téléchargement des justificatifs : PV d’AG, contrat de syndic, justificatif de mandat du télédéclarant.
- Validation finale et attribution d’un numéro unique d’immatriculation, à mentionner dans les actes de vente ou demandes de subvention.
Documents obligatoires dans le registre interne de la copropriété
Le registre interne, distinct du registre national, est tenu par le syndic et contient les documents suivants :
- PV d’assemblées générales avec annexes
- Carnet d’entretien de l’immeuble
- Diagnostics techniques en cours
- Documents comptables et contrats : assurances, marchés en cours, contrats d’entretien
- Règlement de copropriété et état descriptif de division (EDD)
- Fiche synthétique de la copropriété
- Devis travaux approuvés et contrats de syndic
Cet espace sécurisé permet aux copropriétaires de consulter facilement les informations importantes et d’assurer la traçabilité des actions du syndic 🔒.
Avantages du registre des copros
L’immatriculation est gratuite via l’ANAH. Le syndic peut inclure un forfait raisonnable pour l’immatriculation initiale dans son contrat, mais la mise à jour annuelle ne donne pas lieu à facturation supplémentaire
Outre le respect de la réglementation, l’inscription au registre national des copropriétés présente plusieurs avantages pour les acteurs de l’immobilier :
- Accès facilité à des informations clés comme le nom du syndic ou les procédures administratives en cours.
- Consultation simplifiée via l’annuaire du registre : il suffit de renseigner l’adresse exacte de la copropriété pour accéder à certaines données essentielles.
- Anticipation des copropriétés dégradées
- Transparence pour les copropriétaires
Pour les collectivités locales et les pouvoirs publics, ce registre est un outil statistique précieux. Il permet de mieux connaître l’état du parc immobilier et d’anticiper les difficultés des copropriétés dégradées, un enjeu crucial pour les politiques urbaines.
Abus fréquents liés à l’immatriculation copropriété
Si l’immatriculation est une obligation légale, certains syndics professionnels ont tendance à surfacturer cette prestation de manière abusive : des montants disproportionnés (parfois des centaines d’euros) alors que l’ANAH estime le temps de travail à 20–30 minutes seulement. Et les mises à jour annuelles sont incluses dans les honoraires courants, non facturables en supplément.
Un syndic qui facturerait des prestations inutiles ou illégales peut se voir contesté et contraint à justifier par écrit chaque coût additionnel.
📌 Ce que dit la loi :
Selon le contrat type ALUR, les frais d’immatriculation initiale peuvent être facturés, mais ils doivent rester raisonnables. En revanche, la mise à jour annuelle des données fait partie des missions courantes du syndic et ne peut donner lieu à des frais supplémentaires.
👀 Les copropriétaires doivent rester vigilants et négocier ces frais dès la signature du contrat avec leur syndic ✍️.
Utilisations du numéro d’immatriculation
Le numéro unique attribué est obligatoire sur tout acte de vente ou de succession : si absent, le notaire procède à l’immatriculation et les frais sont à la charge du syndic défaillant ou de la copropriété si syndic bénévole.
Les organismes publics ou acheteurs peuvent aussi s’en servir pour vérifier l’existence et la mise à jour de la copropriété.
Accès aux données du registre
Depuis juillet 2017, toute personne peut consulter gratuitement certaines informations : adresse, date de création, nature et nombre des lots, nom du syndic, via l’annuaire public en ligne.
Les collectivités locales, services de l’État, notaires et syndics en exercice y ont un accès élargi pour piloter des politiques publiques ou gérer les copropriétés.
Le registre national des copropriétés : un outil stratégique
En permettant une meilleure connaissance du parc immobilier, le registre national des copropriétés contribue à l’élaboration de politiques publiques adaptées. Cet outil aide également à repérer les copropriétés en difficulté et à intervenir en amont, évitant ainsi des situations coûteuses et complexes.
Pour les copropriétaires, ce registre garantit une plus grande transparence et un meilleur accès aux informations essentielles. Veillez à ce que votre copropriété soit en conformité avec cette obligation et n’hésitez pas à en discuter avec votre syndic pour optimiser la gestion de votre patrimoine immobilier.
FAQ – Registre des copropriétés
❓ Le registre des copropriétés est-il obligatoire ?
Oui. Depuis le 31 décembre 2018, toutes les copropriétés doivent être immatriculées au registre national. Cette obligation est inscrite dans la loi ALUR.
❓ Qui doit immatriculer une copropriété ?
C’est le syndic de copropriété, qu’il soit professionnel ou bénévole, qui est responsable de l’immatriculation. En l’absence de syndic, ce devoir peut revenir aux copropriétaires.
❓ Que risque-t-on en cas de non-immatriculation ?
Des amendes pouvant aller jusqu’à 20 € par lot et par semaine de retard peuvent être appliquées par l’administration (ANAH).
❓ Où peut-on consulter le registre des copropriétés ?
Il est accessible en ligne sur le site officiel https://www.registre-coproprietes.gouv.fr, via l’adresse postale de l’immeuble.
❓ L’immatriculation est-elle payante ?
Le premier enregistrement peut être facturé par le syndic (dans la limite du raisonnable). En revanche, la mise à jour annuelle est incluse dans les honoraires courants et ne peut être facturée en supplément.
❓ Quelles informations sont requises pour l’immatriculation ?
Les informations à fournir incluent :
- Nombre de lots
- Nom du syndic
- Budget prévisionnel
- Travaux votés ou réalisés
- Données financières clés
- Adresse et caractéristiques du bâtiment
❓ Que faire si le syndic ne procède pas à l’immatriculation ?
Les copropriétaires peuvent le mettre en demeure. En cas d’inaction, ils peuvent saisir le tribunal pour désigner un syndic ou engager des démarches eux-mêmes.
Tableau récapitulatif – Immatriculation au registre des copropriétés
| Élément | Détail |
|---|---|
| Obligation légale | Oui, depuis 2018 (loi ALUR) |
| Responsable | Syndic (professionnel ou bénévole) |
| Fréquence de mise à jour | Annuelle |
| Plateforme officielle | https://www.registre-coproprietes.gouv.fr |
| Informations à fournir | Lots, charges, travaux, budget, syndic, état financier |
| Sanctions en cas de manquement | Jusqu’à 20 € par lot / semaine de retard |
| Frais d’immatriculation | Initiale facturable. Mise à jour annuelle incluse dans les honoraires |
| Recours en cas d’inaction | Mise en demeure, recours judiciaire, substitution par les copropriétaires |
